Als ondernemer of ZZP’er lijkt het veelbelovend om een plekje op te eisen op de uitgestrekte, Europese markt. Maar om ervoor te zorgen dat de administratie van die droom geen nachtmerrie maakt, houdt u maar beter rekening met enkele basisregels met betrekking tot de intracommunautaire BTW.

Een nieuwe klant in Rijsel wil een grote hoeveelheid goederen bij u bestellen. Zo’n kans mag u natuurlijk niet laten schieten. Maar aangezien u goederen levert aan een klant uit een andere lidstaat van de Europese Unie, kan u aanspraak maken op een BTW-vrijstelling. Daartoe moeten verscheidene voorwaarden worden vervuld, met betrekking tot uw factuur. Laten we die samen even bekijken.

1. Vergeet op uw factuur niet…

…de verplichte vermelding: ‘BTW verlegd’!

Dankzij het stelsel van de verlegde BTW, hoeft u geen BTW te factureren. Dit wordt ook wel eens ‘reverse charge’ genoemd. Dit betekent gewoon dat u de BTW-plicht verlegt: niet u, maar uw klant moet de BTW betalen. Welke gevolgen heeft dat dan voor uw factuur? Die moet worden opgesteld zonder BTW en de vermelding ‘BTW verlegd’ moet op het document staan, in plaats van het bedrag van de verschuldigde BTW. Deze vermelding op zich volstaat, er is geen andere uitleg nodig om de BTW te verleggen naar uw klant.

…het BTW-nummer van de klant te vermelden en te controleren.

Dat is de eerste voorwaarde: uw klant moet BTW-plichtig zijn en moet dus over een intracommunautair BTW-nummer beschikken. Dat fiscale identificatienummer moet (net zoals het uwe, trouwens) op de factuur staan. Maar aangezien het een nieuwe klant is, vraagt u zich misschien af of zijn BTW-nummer wel geldig is. Terecht, want als er sprake is van fraude door de klant, loopt u het risico om er niet alleen bij betrokken te raken, maar ook om de niet-gefactureerde BTW alsnog in de plaats van uw klant te moeten betalen. Zo’n dubbele sanctie kan u beter vermijden door VIES te raadplegen [https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html], een Europese toepassing waarin u in enkele muisklikken de geldigheid van een BTW-nummer kan controleren. De verrichting verloopt in realtime, aangezien het platform directe toegang heeft tot de BTW-gegevens van alle Europese landen.

Kleine tip: houd altijd het bewijsje bij dat u hebt gecontroleerd. Dit kan nog van pas komen tijdens een belastingcontrole.

…de gegevens van de klant.

Na controle blijkt dat uw Franse klant wel degelijk BTW-plichtig is. Maar toch twijfelt u nog? Komt het BTW-nummer overeen met de naam en het adres die werden opgegeven? Dat kan het VIES-systeem u niet vertellen. Om te weten of het nummer wel degelijk bij de gegevens van de onderneming hoort, is er maar één manier: contact opnemen met de belastingdienst (en in het bijzonder de dienst International Exchange Of Information VAT). U moet de gegevens – om veiligheidsredenen – overmaken en de fiscus zal u laten weten of ze kloppen. Uiteraard moet die informatie ook op uw factuur staan, zodat ze kan worden aanvaard.

2. Bijkomende voorwaarde: de goederen moeten het grondgebied verlaten!

Dat is primordiaal: u moet aan de fiscus kunnen aantonen dat de goederen wel degelijk zijn verstuurd of getransporteerd naar de lidstaat van uw klant. En daar knelt het schoentje soms, want in sommige gevallen kan het een heel gedoe zijn om de juiste documenten te tonen als bewijs. Om u hiertegen te beschermen, bewaart u daarom beter alle documenten die van pas zouden kunnen komen: factuur van de transporteur, e-mails met de ontvangstbevestiging van de klant, trackingcode van het verzonden pakket enz.

Tip: wees nauwkeurig en voorzichtig.

De fiscale administratie is behoorlijk precies wat deze principes betreft. Als u de BTW ten onrechte factureert, kan u geen enkele aanspraak maken op terugbetaling. Maar als u daarentegen de BTW ondoordacht verlegt, loopt u het risico op een boete en verwijlinteresten. Controleer dus liever een keer te veel dan een keer te weinig of uw klant wel degelijk BTW-plichtig is en breng hem op de hoogte als u twijfelt. Het kan uiteraard altijd om een vergissing gaan. Maar zolang u niet zeker bent dat hij volledig in orde is met de BTW-wetgeving, moet u op uw hoede blijven. Als u blijft twijfelen of als blijkt dat de klant niet BTW-plichtig is, kan u de verkoop nog altijd laten doorgaan, maar dan moet u de BTW wel factureren.

Op zoek naar liquiditeiten voor uw onderneming?

Edebex - témoignage-financement-entreprises-factoring

Verkoop uw export-facturen!

Om een snel idee te krijgen van wat de verkoop van een factuur u kan opleveren, kunt u onze gratis simulator gebruiken.

Doe de test!