La gestion de vos retards de paiement vous prend un temps précieux. Pour Laurent Vanduille, Senior Claims Officer chez Edebex, une approche flexible, mais rigoureuse, peut vous permettre de limiter les dommages pour votre trésorerie.

Soignez la rédaction de vos factures

Les factures impayées! Comme tout entrepreneur, et quelle que soit la taille de votre entreprise, vous y êtes confronté un jour ou l’autre. Pourtant, malgré leur impact majeur sur votre trésorerie, la question du recouvrement des créances reste trop souvent négligée. Pour passer à l’action, la première étape consiste à vous doter d’une feuille de route qui cadre votre manière de procéder dans cette situation:

  • Fixez le délai que vous jugez raisonnable pour la contestation éventuelle de vos factures.
  • Dressez la liste des sanctions que vous envisagez d’appliquer en cas de retard de paiement.
  • Intégrez tout cela à vos conditions générales (au besoin, faites-vous conseiller par un spécialiste, juriste ou avocat).
  • Apportez ensuite un soin particulier à la rédaction de vos factures.

Laurent Vanduille, expert en la matière chez Edebex, insiste sur ce point: «Une facture doit être claire et complète. Elle doit reprendre toutes les informations utiles : coordonnées bancaires, date d’échéance, etc. Mais elle doit aussi comprendre – et c’est primordial – toutes les mentions spécifiquement requises par le client, comme un numéro de bon de commande ou une référence liée à sa comptabilité analytique. La facture a alors statistiquement toutes les chances d’être payée dans les temps. Dans le cas contraire, vous vous exposez à un retard indésirable, indépendamment de la qualité de vos produits ou de vos prestations!»

Apprenez à connaitre votre client et adaptez votre approche

Laurent Vanduille le reconnait, chaque situation est unique, ou presque: «Vos besoins de financement, votre position concurrentielle et le secteur dans lequel vous opérez détermineront en grande partie votre capacité à fixer vous-même vos conditions de paiement et à les faire respecter». Cela n’empêche que la mise en place d’une politique de relance adaptée, mais rigoureuse, donne des résultats:

  • Un nouveau client? «Pourquoi pas un appel téléphonique proactif, avant l’échéance de la facture, sous le couvert d’une enquête de satisfaction», propose notre expert. Vous pourrez en profiter pour passer un message relatif à cette facture bientôt échue, a fortiori si votre client vous confirme que vos services lui ont donné entière satisfaction.
  • Un retardataire chronique, voire incurable? Les débiteurs de mauvaise foi ne sont malheureusement pas rares. Jaugez au mieux la crédibilité de ses arguments mais n’hésitez pas à enclencher sans tarder votre procédure de recouvrement et, dans certains cas, à faire un exemple!
  • Un client régulier, coutumier à payer à temps et heure? Une facture en retard signifie alors peut-être une contestation latente et vous avez tout intérêt à vous informer au plus tôt afin de réagir de manière appropriée. Votre client peut aussi rencontrer un souci ponctuel de trésorerie.

Dans ce dernier cas, Laurent Vanduille vous conseille de vous montrer compréhensif et flexible dans une certaine mesure: «Cela renforcera votre position en tant que fournisseur et fidélisera probablement votre client».

Haussez le ton! Mais à bon escient…

Privilégiez toujours un accord à l’amiable pour vos créances impayées. Cependant, s’il n’aboutit à aucun résultat, passez sans tarder aux étapes suivantes. Agissez avec discernement, mais pensez à conserver votre crédibilité en vous assurant que vos actes suivent vos paroles. Laurent Vanduille le rappelle: «Vos clients se parlent!».

  • Pour un premier rappel écrit, restez courtois, en tablant sur un oubli potentiel de votre débiteur.
  • Pour les 2 ou 3 rappels suivants (envoyés par courrier recommandé, voire adressés par un avocat pour l’ultime injonction), devenez plus prescriptif, notamment via une mise en demeure formelle qui servira au cas (regrettable) où le dossier devrait être porté devant un juge.
  • Appelez votre client entre ces lettres de relance. C’est une bonne pratique pour arrondir les angles et continuer à chercher un compromis acceptable, mais aussi pour vous rappeler à son bon souvenir et faire remonter votre facture dans la pile de ses impayés!
  • Vous pouvez mentionner les intérêts de retards et frais administratifs dans ces courriers successifs, en fonction de vos conditions générales. C’est parfaitement légal, mais là aussi l’application de ces sanctions dépendra de la bonne volonté des deux parties à trouver une solution et à pérenniser la relation commerciale.

Laurent Vanduille donne un dernier conseil: «Lorsque cela est possible, privilégiez une approche en tandem et combinez une action de votre équipe commerciale, qui connait souvent le mieux votre client, avec un suivi administratif plus formalisé, éventuellement sous-traité auprès d’un bureau spécialisé en recouvrement».

 

Évitez une telle mésaventure grâce à Edebex!

Edebex - blog - un homme protège des dominos de la chute

Lorsque vous vendez une de vos factures sur la plateforme Edebex, nous vérifions sa validité avec votre client avant de la mettre en vente. Vous êtes donc prévenu très rapidement en cas de problème.

Et une fois la facture vendue, non seulement vous recevez vos liquidités dans les 72 heures, mais en plus vous ne devez plus vous préoccuper de rien. Une fois la facture cédée, votre argent vous reste acquis quoi qu’il arrive. Et nous nous chargeons à la place de l’acheteur de tout le suivi et des éventuelles procédures de recouvrement.

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