Élément incontournable, la facture rythme la vie des entreprises. Numérotée et émise dans les délais, elle possède ses règles propres et ses mentions obligatoires. Entrepreneur débutant ou chevronné, nul n’est pourtant à l’abri de l’erreur… Que faire dans cette situation? Document rectificatif ou note de crédit : vous avez « parfois » le choix !

Vous avez oublié la date d’émission sur la facture? Ou le montant hors taxes? Appliqué un mauvais taux de TVA ? Une méprise sur l’identité du client? Une faute de calcul s’est glissée dans le décompte? C’est votre ancien numéro de compte bancaire qui figure sur le document ? Facture et bon de commande ne coïncident pas ? La liste des erreurs potentielles est longue… Et lorsque les fins de mois ressemblent à une course contre la montre, même les entrepreneurs les plus vigilants peuvent se tromper. Le tout est de réagir !

Des fausses notes qui coûtent « cher »

Imaginons que vous omettiez l’une des mentions obligatoires prévues par la loi. Vous risquez une amende allant de 50 euros à 500 euros pour une première infraction. En cas de récidive ? La pénalité peut monter jusqu’à 5 000 euros. Du côté de votre client, c’est loin d’être neutre, puisqu’il ne pourra pas récupérer la TVA si votre « note » n’est pas conforme. Mais ce ne sont pas les seuls désagréments… Une facture erronée ou incomplète pèse aussi sur votre trésorerie, puisqu’elle retarde le paiement de votre client et donc l’arrivée d’argent frais sur votre compte bancaire. Pire, cette maladresse peut générer une contestation de sa part. Sans oublier que les bourdes à répétition finiront par ternir votre image commerciale. Alors, ouvrez l’œil et le bon !

Jamais trop tard pour corriger le tir

Malgré votre vigilance, vous avez envoyé une facture erronée ou incomplète à l’un de vos clients. Que faire? Que ce soit lui ou vous qui constatiez la bévue, c’est toujours à vous d’intervenir. Avant toute chose, gardez-vous de supprimer tout document émis. Rappelez-vous que vos factures sont numérotées chronologiquement et l’administration fiscale n’admet aucun « trou ». Le réflexe suivant ? Avertissez immédiatement votre client et signalez-lui que vous allez réparer votre négligence sans tarder. Ensuite : comment passer à l’action ? Tout dépend du type d’erreur ainsi que d’une éventuelle implication au niveau de la TVA.

  1. Un « document rectificatif » peut suffire…

C’est la règle générale, entre autres, si vous avez oublié une mention obligatoire ou fait une erreur de calcul. Vous prenez votre plume pour rédiger un « document rectificatif » (le terme légal utilisé par le fisc), semblable à une facture classique, mais celui-ci peut reprendre uniquement les éléments fautifs ou manquants. Autre particularité : il doit impérativement, et de forme explicite, faire référence à la facture incorrecte. Ce « document rectificatif » et la pièce erronée constituent ensemble la « nouvelle facture » en bonne et due forme. Gardez-les bien « attachées » dans votre comptabilité…

  1. Note de crédit : on « annule » et on recommence !

La seconde option à votre disposition est un peu plus « radicale ». Plutôt que d’amender l’erreur, vous annulez la facture initiale grâce à une note de crédit et la remplacez par un nouveau décompte correct. Une approche plus fastidieuse, puisque vous devez (dans la plupart des cas) établir deux documents : la note de crédit et la nouvelle facture. Toutefois, vous êtes parfois tenu de procéder de la sorte, notamment lorsque l’erreur commise entraîne un changement de « grille » dans la déclaration périodique à la TVA. Ou encore lorsque vous vous trompez dans le destinataire de la facture. Mais voyons cela de plus près…

  • Clair et précis : une note de crédit sur l’ensemble… Une erreur de facturation peut rendre la situation un peu confuse pour tout le monde. La solution idéale est donc peut-être de tout annuler — grâce à une note de crédit portant sur le montant total du document erroné — et d’établir une nouvelle facture respectueuse des règles de l’art. Celle-ci doit avoir son propre numéro séquentiel, spécifier la date du jour et reprendre toutes les mentions obligatoires de facturation.

Sachez également que la note de crédit est une sorte de « facture négative » : vous devez donc lui appliquer les mêmes formes légales que son « homologue positif ». Sans oublier d’ajouter la référence au document fautif ainsi que la formule suivante : « TVA à reverser à l’État dans la mesure où elle a été initialement déduite ».

  • Erreur sur l’identité ? Si vous avez libellé votre facture au nom d’un autre client, vous êtes également obligé de procéder tel que décrit ci-dessus : note de crédit pour « effacer », nouvelle facture pour remplacer ! En effet, le « document rectificatif » ne suffit pas.
  • Si vous avez « simplement » surfacturé votre client, alors une note de crédit du montant excédentaire est suffisante. À l’inverse, si le montant repris est inférieur à la somme réellement due, vous pouvez faire usage d’une note de débit. Dans les deux cas, nul besoin d’une nouvelle facture. Mais ces deux options peuvent s’avérer moins « nettes », alors rien ne vous empêche de choisir plutôt la solution « radicale » pour plus de clarté : une note de crédit sur la totalité assortie d’une nouvelle facture.

Et la TVA dans tout cela ?

Sachez que, contrairement au « document rectificatif », une note de crédit annulant une facture erronée doit systématiquement être reprise dans votre déclaration périodique de TVA. Un traitement qui s’applique évidemment aussi à la facture « remplaçante ».

Un dernier point essentiel? Gardez à l’esprit que la meilleure façon de réparer une erreur est… de ne pas la commettre. Alors, prenez soin de vos factures !