{"id":1916,"date":"2016-12-07T08:46:16","date_gmt":"2016-12-07T08:46:16","guid":{"rendered":"http:\/\/edebex.com\/client-en-retard-de-paiement-soignez-vos-lettres-de-relance\/"},"modified":"2021-01-10T21:08:19","modified_gmt":"2021-01-10T21:08:19","slug":"client-en-retard-de-paiement-soignez-vos-lettres-de-relance","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/edebex.com\/fr-be\/blog\/client-en-retard-de-paiement-soignez-vos-lettres-de-relance\/","title":{"rendered":"Client en retard de paiement? Soignez vos lettres de relance!"},"content":{"rendered":"<h4>Les lettres de rappel font partie de l\u2019arsenal indispensable pour la chasse aux mauvais payeurs. Laurent Vanduille, Senior Claims Officer chez Edebex, vous livre quelques conseils sur la meilleure mani\u00e8re de les r\u00e9diger.<\/h4>\n<p>Si la lettre de relance est un \u00e9l\u00e9ment indispensable de votre panoplie, elle doit id\u00e9alement s\u2019int\u00e9grer dans un processus de gestion qui commence d\u00e8s la pr\u00e9paration de vos factures :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Peaufinez vos factures<\/strong>: la clart\u00e9 est la meilleure mani\u00e8re de d\u00e9samorcer les \u00e9ventuels probl\u00e8mes. Pr\u00e9parez des factures claires et compl\u00e8tes (r\u00e9f\u00e9rence client, montant, date d\u2019\u00e9ch\u00e9ance, concordance avec devis et bon de commande, num\u00e9ro de compte, etc.)<\/li>\n<li><strong>Pr\u00e9voyez des conditions g\u00e9n\u00e9rales de vente (CGV) limpides<\/strong>: vos CGV doivent notamment reprendre le d\u00e9lai admis pour la contestation des prestations ou livraisons concern\u00e9es (la loi pr\u00e9voit un maximum de 30 jours par d\u00e9faut) et une information sans \u00e9quivoque sur sanctions en cas de retard de paiement : int\u00e9r\u00eats de retard, indemnit\u00e9s forfaitaires\u2026<\/li>\n<li><strong>Mettez en place une proc\u00e9dure de recouvrement<\/strong>: si elle est bien huil\u00e9e, appliqu\u00e9e avec coh\u00e9rence et associ\u00e9e \u00e0 un suivi rigoureux des diff\u00e9rentes actions entreprises aupr\u00e8s du d\u00e9biteur en d\u00e9faut de paiement, vous rendez votre politique de relance professionnelle et cr\u00e9dible. Si vous traitez un volume de factures important, des outils informatiques sp\u00e9cifiques existent. Sinon, un simple tableau Excel devrait vous suffire.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Les courriers de relance ou lettres de rappel doivent faire partie int\u00e9grante de votre processus de recouvrement.<\/p>\n<h2>Lettre de rappel: le fond et la forme<\/h2>\n<p>\u00abLes traces \u00e9crites sont importantes, mais ne doivent pas emp\u00eacher des contacts t\u00e9l\u00e9phoniques plus personnalis\u00e9s\u00bb, souligne Laurent Vanduille.\u00a0<em>\u00abEn fonction de votre connaissance du client et du degr\u00e9 d\u2019automatisation de votre syst\u00e8me, les premiers rappels peuvent \u00eatre envoy\u00e9s aussi bien par e-mail (assurez-vous de disposer du bon contact et de l\u2019adresse correcte) que par courrier traditionnel\u00bb<\/em>. Si la forme peut varier (il existe de nombreux mod\u00e8les ais\u00e9ment accessibles, notamment sur le web), il est imp\u00e9ratif que les informations suivantes y figurent distinctement, au besoin apr\u00e8s v\u00e9rification:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Les donn\u00e9es d\u2019envoi<\/strong>: l\u2019adresse et le nom de la personne ou du d\u00e9partement de contact. Attention notamment aux difficult\u00e9s li\u00e9es aux services externalis\u00e9s ou d\u00e9centralis\u00e9s auxquels recourent de nombreux groupes et qui exigent certains formats tr\u00e8s standardis\u00e9s. Dans la mesure du possible, gardez en parall\u00e8le un lien vers votre client direct, qui reste votre r\u00e9f\u00e9rent principal et peut vous aider \u00e0 d\u00e9bloquer la situation avec son prestataire externe (ou interne) le cas \u00e9ch\u00e9ant.<\/li>\n<li><strong>Les r\u00e9f\u00e9rences utiles relatives au paiement<\/strong>: au minimum le num\u00e9ro de facture, la date d\u2019\u00e9mission, la date d\u2019\u00e9ch\u00e9ance et le montant nominal.<\/li>\n<\/ul>\n<p><em>\u00abAvant tout envoi, assurez-vous de la r\u00e9conciliation correcte entre la facture, le paiement partiel ou l\u2019acompte \u00e9ventuel, la note de cr\u00e9dit.. \u00bb<\/em>, pr\u00e9cise Laurent Vanduille.\u00a0<em>\u00ab Si vous avez un doute, contactez votre client et v\u00e9rifiez avec lui que les situations de compte sont bien identiques\u00bb<\/em>.<\/p>\n<h2>Chronologie d\u2019une chasse au retard<\/h2>\n<p>Pour notre expert, inutile d\u2019aller au-del\u00e0 de 3 rappels de paiement. En revanche, ils doivent marquer une progression, et devenir de plus en plus fermes:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Votre premi\u00e8re relance<\/strong>\u00a0doit \u00eatre courtoise et toujours laisser le b\u00e9n\u00e9fice du doute. Il s\u2019agit plus d\u2019un \u00e9tat de compte, avec invitation \u00e0 r\u00e9gulariser la situation, envoy\u00e9 une ou deux semaines apr\u00e8s l\u2019\u00e9ch\u00e9ance (en fonction de vos outils de suivi, de leur degr\u00e9 d\u2019automatisation et du d\u00e9lai admis pour la contestation de vos factures). N\u2019utilisez pas encore le terme \u00abrappel\u00bb, qui peut \u00eatre mal per\u00e7u par votre client \u00e0 ce stade.<\/li>\n<li><strong>Votre second courrier<\/strong>, v\u00e9ritable rappel de paiement, sera exp\u00e9di\u00e9 1 \u00e0 2 semaines plus tard et se voudra quant \u00e0 lui nettement plus prescriptif!<\/li>\n<li><strong>Votre troisi\u00e8me (et dernier) rappel<\/strong>\u00a0sera ferme et d\u00e9finitif. Envoy\u00e9 par courrier recommand\u00e9, il devra constituer une mise en demeure formelle, avec r\u00e9f\u00e9rence aux int\u00e9r\u00eats et indemnit\u00e9s de retard, conform\u00e9ment \u00e0 vos conditions g\u00e9n\u00e9rales de vente. Mentionnez \u00e9galement que l\u2019\u00e9tape suivante, regrettable mais n\u00e9cessaire, consistera \u00e0 transf\u00e9rer le dossier \u00e0 votre avocat ou service juridique.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Naturellement, ceci constitue une proc\u00e9dure standard. Vous pourrez y faire exception pour un client strat\u00e9gique, o\u00f9 votre approche sera plus personnalis\u00e9e. Et rien ne vous emp\u00eache de vous montrer plus ferme d\u2019entr\u00e9e de jeu avec un mauvais payeur chronique.<\/p>\n<p>Quoi qu\u2019il en soit, si l\u2019importance de ces \u00e9crits est cruciale, n\u2019oubliez pas que vous devez rester coh\u00e9rent : sans r\u00e9action de votre d\u00e9biteur, vos actes doivent suivre vos \u00e9crits ou vos paroles, et vous devez donc appliquer les sanctions propos\u00e9es. Rester coh\u00e9rent est indispensable pour asseoir votre cr\u00e9dibilit\u00e9 et pr\u00e9venir de nouveaux impay\u00e9s dans le futur.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Les lettres de rappel font partie de l\u2019arsenal indispensable pour la chasse aux mauvais payeurs. Laurent Vanduille, Senior Claims Officer chez Edebex, vous livre quelques conseils sur la meilleure mani\u00e8re de les r\u00e9diger. 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