Bien rédiger vos factures pour être payé plus vite

Plus vos factures sont précises, plus vous augmentez vos chances d’être payé rapidement. Quelques bonnes pratiques peuvent éviter bien des malentendus et retards de paiement dont votre trésorerie se passerait volontiers!

Comment établir une facture? Une question qui mérite toute votre attention. Si la forme de la facture reste libre, elle doit impérativement reprendre un certain nombre d’informations:

• La nature du bien ou de la prestation
• La quantité, le prix et la TVA (si elle s’applique)
• Le nom ou la dénomination de votre entreprise, ainsi que l’adresse et le numéro d’entreprise
• La date d’établissement de la facture
• Le numéro d’ordre de la facture
• Et enfin, le numéro d’entreprise de votre client.

À partir de cette base, vous avez le champ libre, tant sur le fond que sur la forme. Alors, pourquoi vous en priver?

Forme libre? Profitez-en!

1. Date d’échéance bien visible: Votre objectif doit être clair: vous voulez être payé rapidement. Indiquez donc de manière bien visible la date d’échéance de la facture.
2. Prévenir les retards: Et si votre client ne paie pas à temps? Pensez donc à également mentionner les éventuelles pénalités de retard ou de non-paiement. Notez que si vous ne déterminez pas de taux d’intérêt de retard contractuellement ou au dans vos conditions générales, c’est le taux légal qui s’appliquera.
3. Facilitez le paiement: Mentionner vos coordonnées bancaires complètes est évidemment fondamental.
4. Mettez en évidence les éléments importants: Quelques éléments de forme peuvent également vous aider à rendre votre facture plus lisible: faites, par exemple, ressortir en gras et en grand, le montant total, la date d’échéance et votre compte bancaire.

Mieux vaut prévenir que guérir

Quelques bonnes habitudes permettent d’éviter des malentendus générateurs de retard dans le paiement de vos factures. Certains de vos clients sous-traitent peut-être le traitement de leurs factures à des firmes spécialisées, qui recourent dans la plupart des cas à des logiciels de scanning automatique. En cas d’erreur du montant facturé, de la référence de la facture ou encore de vos données bancaires, vous risquez de voir votre facture mise en attente durant la régularisation administrative (contestation, note de crédit, etc.). Par ailleurs, n’hésitez pas à prendre contact avec le comptable ou le service financier de votre client pour vous enquérir de manière préventive de la réception et du caractère complet de votre facture.

Facture électronique: un bon plan

Depuis 2013, les factures électroniques sont équivalentes à leurs homologues papier. Une alternative qui doit impérativement être acceptée par votre client (par le paiement de la facture ou la signature préalable d’un document spécifique). Quelques avantages à la clé:

• Vous assurez la réception immédiate de la facture et donc une gestion plus rapide pour votre client. D’autant plus s’il utilise un logiciel qui les traite automatiquement
• Vous réduisez vos frais d’impression, d’envoi et d’archivage
• Vous diminuez votre charge de travail administrative ou celle de vos collaborateurs. Un gain de temps qui peut alors être alloué au suivi des factures… impayées!