Besteed voldoende aandacht aan uw bestelbons!
Bestelbons maken deel uit van de documenten die de commerciële relaties met uw klanten en leveranciers regelen. In sommige situaties zijn ze verplicht. En ze zijn in elk geval meer dan zomaar een juridische formaliteit…
De bestelbon is een essentieel document: bij de verkoop van goederen of diensten kunt u daarmee bewijzen dat u akkoord gaat met een verkoop, met de prijs, met de betalingsvoorwaarden enz. Zijn juridische bewijskracht beschermt u dus bij een geschil en vormt een waarborg tegen nare verrassingen of onverwachte annuleringen.
Bestelbon en kasbeheer
De bestelbon heeft bovendien een aantal interessante voordelen voor het beheer van uw kaspositie. Want:
- Een bestelbon betekent vaak ook dat er een voorschot wordt betaald. En een voorschot betekent ademruimte voor uw kaspositie. Aangezien uw klant u meteen een deel van het verschuldigde bedrag betaalt, hoeft u niet te wachten tot er cash op uw bankrekening komt.
- Maar ook zonder voorschot helpen bestelbons bij de planning van uw kassituatie. Dankzij dat document weet u (of uw accountant) welke verkoopfacturen u binnenkort zult uitsturen. Een goede manier om uw omzet in te schatten dus.
- Voor de aankoop vervult een bestelbon dezelfde functie: u kunt nu al rekening houden met toekomstige aankoopfacturen en de nakende uitgaven beter opvolgen…
Bestelbons zijn met andere woorden een absolute troef om de schommelingen in uw kaspositie beter te plannen en indien nodig extra financieringsbehoeften te voorzien.
Wees nauwkeurig en volledig
Aangezien de bestelbon u moet beschermen tegen niet-betalende klanten, is het belangrijk dat u zo precies mogelijk bent. De bestelbon moet op zijn minst de volgende elementen bevatten:
- de identificatiegegevens van uw onderneming (officiële naam of uithangbord, adres, KvK-nummer)
- datum en nummer van de bestelbon
- precieze omschrijving van het product of de dienst
- de eenheidsprijs, de hoeveelheid en de totaalprijs
- het betaalde voorschotbedrag
- het nog te betalen bedrag, en ook al is dat niet verplicht, de betalingstermijn
- de leveringsdatum of -termijn van het product of de dienst
- uw handtekening en die van uw klant (een extra bewijs van zijn engagement).
Tip: voeg de algemene verkoopvoorwaarden toe. Door uw algemene verkoopvoorwaarden toe te voegen op de keerzijde van de bestelbon, bent u er zeker van dat de klant uw regels voor elke fase van de verkoop aanvaardt: van de tarieven over de leverings- en betalingsvoorwaarden tot het retourbeleid voor producten. Een extra garantie in geval van nalatigheid van uw klant…
