Vous souhaitez générer rapidement des économies? Pensez à serrer vos frais de fonctionnement et à optimiser vos achats. Ces efforts auront un impact direct, et durable, sur votre rentabilité, tout en réduisant vos coûts.

Les temps sont durs et les années de croissance économique ont fait place à des exigences de pérennité sur votre segment de métier. Au lieu de vous enliser dans une spirale «cost cutting» démotivante pour vos équipes, pensez plutôt à améliorer votre structure de couts fixes. En clair, sabrez plutôt dans les dépenses qui ne sont pas directement liées à votre business: énergie, informatique, logistique, équipements, assurances,…. Maîtriser ces postes-clés rendra votre entreprise plus rentable et vous permettra de réduire vos coûts sans trop impacter votre activité.

1. Tenez vos contrats à l’œil

Que ce soit pour l’énergie, votre téléphonie, vos équipements informatiques ou encore le transport, vous devez impérativement adopter une gestion proactive des contrats qui vous lient à vos fournisseurs. L’objectif? Réduire vos coûts! «Les dates d’échéance, les délais de préavis et les clauses de reconduction tacites sont souvent négligés, alors c’est le point de départ de toute démarche d’optimisation des coûts», explique Florent Hainaut, expert en optimisation des dépenses et fondateur de Bridgewater Consulting. «Si vous ne résiliez pas dans les temps, vous pouvez être reparti pour 3, voire 5 ans avec un fournisseur. Et si ce prestataire pratique des tarifs plus chers à service égal sur le marché, vous en ferez les frais longtemps. Et cela peut vous coûter plusieurs milliers ou dizaines de milliers d’euros.»

2. Centralisez la gestion de vos engagements

La meilleure façon d’avoir une vision claire de vos charges est de les informatiser systématiquement. «Optez, par exemple, pour un système qui génère des alertes automatiques. Grâce à ces dispositifs efficaces, vous ne manquerez pas une échéance ou une occasion de renégocier un contrat à de meilleures conditions avec votre fournisseur actuel ou un concurrent», précise Florent Hainaut. «Soyez aussi attentif aux dates-clés spécifiques à certains secteurs, comme les secrétariats sociaux. Le changement de prestataire ne peut entrer en application qu’au 1er janvier, mais vous devez respecter un préavis de 6 mois. Résultat des courses, si vous vous décidez à changer après le 30 juin, votre contrat est reconduit pour un an et demi!»

3. Lisez avant de (re)signer

Lorsque vous vous engagez avec un fournisseur, vous devez faire attention à une série d’éléments:

  • Évitez les contrats d’une durée supérieure à 1 ou 2 ans, sauf éventuellement pour vos fournisseurs qui doivent consentir un investissement important dans le cadre des services offerts.
  • N’acceptez pas les clauses de reconduction tacite. Au contraire, veillez plutôt à insérer une clause qui oblige le fournisseur à se manifester au plus tard trois mois avant l’échéance du contrat, afin de discuter avec vous d’une éventuelle reconduction.
  • Optez pour les mêmes échéances, même si vous souscrivez à plusieurs produits auprès d’un seul fournisseur. Vous facilitez votre propre gestion en évitant une cascade de contrats aux dates d’échéance différentes.
  • Étudiez attentivement les conditions générales, mais aussi les conditions particulières. En cas de doute, n’hésitez pas à vous faire conseiller.
  • Limitez au maximum les exclusivités.
  • C’est du bon sens, mais n’oubliez pas de toujours comparer plusieurs fournisseurs.

Réduire vos coûts doit faire partie intégrante de votre philosophie de gestion. Mais un plan d’optimisation ne peut atteindre ses objectifs sans un engagement de votre structure à tous les niveaux. Sensibilisez vos collaborateurs et les équipes de terrain pour que chacun adopte des automatismes responsables dans ses tâches quotidiennes et dans l’utilisation des outils mis à sa disposition. Faites-leur comprendre que l’enjeu est d’améliorer votre rentabilité. Et cette rentabilité se travaille en aval, sur les ventes, et en amont, sur les achats.

Besoin d’un financement?

Edebex - blog - manuel image

Découvrez notre guide du financement à court terme

Ce guide gratuit vous propose des solutions pour répondre aux problèmes de trésorerie. Vous y trouverez un panorama complet des solutions de financement à court terme, bancaires comme non-bancaires.

Téléchargez notre guide gratuit