Votre client ne paie pas? Vous avez des outils à votre disposition!

Avez-vous pensé à appliquer des intérêts de retard ou des indemnités forfaitaires à vos clients qui paient trop tard? Laurent Vanduille, Senior Claims Officer chez Edebex, fait le point sur ces outils légaux, parfois utiles pour soulager votre trésorerie.

Lorsque votre facture n’est pas réglée avant la date d’échéance, vous êtes tout à fait en droit d’appliquer des intérêts de retard et des indemnités forfaitaires additionnelles. Mais vous hésitez peut-être à le faire… À cause, d’une part, de l’aspect sensible de leur mise en œuvre et, d’autre part, de la crainte, parfois légitime, de détériorer la relation commerciale. Ces outils sont pourtant parfaitement légaux et, utilisés à bon escient, ils permettent notamment de crédibiliser votre entreprise face à certains mauvais payeurs impénitents.

Appuyez-vous sur la loi

Les textes légaux (la loi du 10 décembre 2013) existent pour vous protéger contre les retards de paiement, donc autant vous en servir. Il n’est donc pas inutile de prendre connaissance de leur contenu, afin d’agir en connaissance de cause et éviter les confusions. Que dit donc concrètement la loi?

• Une indemnité de 40 euros: en cas de paiement tardif, vous êtes en droit de réclamer à votre débiteur retardataire cette somme, censée compenser vos frais de recouvrement.
• Un montant complémentaire en sus: le montant légal ne vous empêche pas d’exiger des indemnités additionnelles (encore appelées clause pénale) pour compenser d’autres frais éventuels. La loi ne précise pas leur niveau, mais indique qu’elles doivent rester équitables.
• Et des intérêts de retard: leur rôle est d’indemniser le besoin de refinancement de votre trésorerie. Autrement dit, ils comblent votre manque à gagner en capital, lié au retard de paiement de votre facture. En l’absence de précision en la matière au niveau de vos conditions générales de vente, le taux d’intérêt légal est d’application (révisions régulières publiées au Moniteur belge). À titre indicatif, ce taux s’élève à 8,0% en base annuelle pour le second semestre 2016. Ce qui signifie qu’un retard de 60 jours pour votre facture impayée de 1.000 euros, pourrait vous rapporter 13,15 euros d’intérêts (1.000 x 8 % x (60/365)).

Un référentiel: vos conditions générales de vente!

Laurent Vanduille, Senior Claims Officer chez Edebex, insiste sur ce point: «L’entrepreneur qui souhaite appliquer des intérêts de retard ou des indemnités forfaitaires doit toujours le prévoir dans ses conditions générales de vente». Ces dernières doivent d’ailleurs préciser clairement toutes les sanctions que vous appliquerez à votre client, s’il ne règle pas la facture à l’échéance. «Par défaut, les intérêts sont calculés à partir de la première relance adressée au débiteur», poursuit notre spécialiste. «Il est toutefois possible de déroger à ce principe (et d’utiliser, par exemple, la date d’échéance comme base de calcul), à condition que l’entrepreneur l’ait explicitement précisé dans ses conditions générales de vente. Idem pour le taux appliqué, s’il est différent du taux légal, ainsi que pour les indemnités forfaitaires éventuelles».

Suivez les conseils de notre expert

Bon nombre d’entreprises de recourent pas à des pénalités en cas de retard de paiement, par crainte de ternir les relations avec leurs clients, mais aussi parce qu’elles n’en connaissent pas les modalités d’application. Laurent Vanduille livre quelques conseils concrets et bonnes pratiques:

1. Restez raisonnable: «La règle veut que le créancier ne puisse pas profiter de la situation. Les fourchettes acceptables et acceptées sont généralement de 10 à 12% pour la clause pénale et de 7 à 8% pour les intérêts de retard. Si vous allez au-delà, vous prenez le risque de voir ces éléments considérés comme abusifs par un juge, qui les réduirait drastiquement, voire les annulerait…» Tenez-en compte et, au besoin, faites-vous aider!

2. Communiquez clairement: «Lors de votre 3e rappel, avec envoi recommandé et mise en demeure, fournissez un récapitulatif complet à votre client. Reprenez, entre autres, un décompte précis incluant les intérêts et les autres frais courant de la date d’échéance à une date de paiement attendue dans un horizon de 5 à 10 jours. Si vous disposez d’un logiciel comptable, il peut certainement calculer ces montants pour vous!»
3. N’hésitez pas à faire un exemple: «Protéger la relation commerciale est légitime. Mais cela ne doit pas être la porte ouverte à l’abus. Il faut parfois montrer les dents pour garder sa crédibilité et protéger sa trésorerie».
4. Votre client paie, mais pas la totalité…: «Cela arrive que votre facture soit finalement payée, mais sans les intérêts et les indemnités réclamées. Votre décision redevient commerciale… En Belgique, contrairement à certains pays voisins, il est en théorie possible de réclamer ces montants devant un juge, mais l’expérience montre que cette démarche est coûteuse et parfois considérée comme abusive». Dans ce cas, le jeu n’en vaut donc peut-être pas la chandelle…