Betaalt uw klant zijn facturen niet? U hebt de mogelijkheden om daar wat aan te doen!

Hebt u er al aan gedacht verwijlinteresten of forfaitaire schadevergoedingen aan te rekenen aan klanten die te laat betalen? Laurent Vanduille, senior claims officer bij Edebex, over een aantal wettelijke en soms nuttige middelen om uw kaspositie wat ademruimte te geven.

Als uw factuur tegen de vervaldag niet is betaald, hebt u alle recht om verwijlinteresten en een bijkomende forfaitaire schadevergoeding aan te rekenen. Maar u aarzelt misschien om dat te doen… Enerzijds doordat de daadwerkelijke toepassing ervan gevoelig kan liggen en anderzijds is er de – soms terechte – vrees dat dat de commerciële relatie zal schaden. Nochtans zijn deze middelen perfect wettelijk en maken ze het bij weldoordacht gebruik mogelijk om uw onderneming meer geloofwaardigheid te geven bij sommige verstokte slechte betalers.

Maak gebruik van de wet

De wetteksten (de wet van 10 december 2013) zijn er om u te beschermen tegen achterstallige betalingen, dus u kunt er maar beter gebruik van maken. Het is dus echt wel nuttig om eens te onderzoeken wat ze precies inhouden, zodat u met kennis van zaken kunt handelen en verwarring vermijdt. Wat zegt de wet concreet?

• Een schadevergoeding van 40 euro: bij achterstallige betalingen hebt u het recht deze som van uw debiteur te eisen ter compensatie van uw invorderingskosten.
• Een aanvullend bedrag daarbovenop: het wettelijke bedrag belet niet dat u bijkomende schadevergoedingen kunt aanrekenen (ook boetebeding genoemd) om eventuele andere kosten te vergoeden. De wet bepaalt niet hoe hoog die mogen zijn, maar vermeldt wel dat ze billijk moeten blijven.
• Verwijlinteresten: zij zijn bedoeld als vergoeding voor het feit dat u uw kaspositie moet herfinancieren. Met andere woorden, zij dichten de kloof van de winstderving die werd veroorzaakt door de betalingsachterstand van uw factuur. Als het tarief hiervoor niet wordt vermeld in uw algemene verkoopvoorwaarden, is de wettelijke rente van toepassing (regelmatig herzien en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad). Ter info, voor het tweede semester van 2016 bedraagt deze rentevoet 8,0% op jaarbasis. Dat betekent dat een vertraging van 60 dagen voor een onbetaalde factuur van 1.000 euro u 13,15 euro aan interesten kan opleveren (1.000 x 8 % x (60/365)).

Eén referentie: uw algemene verkoopvoorwaarden!

Laurent Vanduille, senior claims officer bij Edebex, benadrukt dit punt: “Ondernemers die verwijlinteresten of forfaitaire schadevergoedingen willen aanrekenen, moeten dat altijd opnemen in hun algemene verkoopvoorwaarden.” Die moeten overigens ook duidelijk alle sancties vermelden die u zult toepassen voor uw klant als die zijn factuur niet betaalt tegen de vervaldag. “Standaard worden de interesten berekend vanaf de eerste herinnering aan de debiteur,” gaat onze specialist voort. “Het is echter mogelijk om van dat principe af te wijken (en bijvoorbeeld de vervaldag als berekeningsbasis te gebruiken), op voorwaarde dat de ondernemer dat expliciet in zijn algemene verkoopvoorwaarden vermeldt. Hetzelfde geldt voor de toegepaste rentevoet als die verschilt van de wettelijke rentevoet, en voor de eventuele forfaitaire schadevergoedingen.”

Volg de tips van onze expert

Heel wat ondernemingen rekenen bij een betalingsachterstand geen boetes aan uit vrees dat dat de relatie met hun klant zal schaden, maar ook omdat ze de toepassingsvoorwaarden niet kennen. Laurent Vanduille geeft enkele concrete tips en goede praktijken:

1. Blijf redelijk: “De regel is dat de schuldeiser niet van de situatie mag profiteren. De aanvaardbare en aanvaarde marges gaan over het algemeen van 10 tot 12% voor het boetebeding en van 7 tot 8% voor de verwijlinteresten. Als u daarboven gaat, loopt u het risico dat een rechter die elementen als onrechtmatig beschouwt en ze bijgevolg drastisch vermindert of zelfs annuleert…” Hou daar rekening mee en laat u indien nodig bijstaan!
2. Communiceer duidelijk: “Geef uw klant bij de derde aanmaning met aangetekende verzending en ingebrekestelling, een volledig overzicht. Stuur onder meer een nauwkeurige afrekening mee met vermelding van de interesten en de andere kosten vanaf de vervaldag tot een verwachte betaaldatum over een termijn van vijf à tien dagen. Als u over boekhoudsoftware beschikt, kan hij deze bedragen zeker voor u berekenen!”
3. Aarzel niet om een voorbeeld te stellen: “De commerciële relatie beschermen, is een gerechtvaardigde verzuchting, maar het mag de deur niet openzetten voor misbruiken. Soms moet je je tanden tonen om geloofwaardig te blijven en je kaspositie te beschermen.”
4. Uw klant betaalt, maar niet het volledige bedrag…: “Het komt voor dat uw factuur uiteindelijk wordt betaald, maar zonder de geëiste interesten en schadevergoedingen. In dat geval zal u opnieuw een commerciële beslissing moeten nemen… In tegenstelling tot bepaalde buurlanden is het in België in theorie mogelijk deze bedragen te gaan opeisen voor een rechtbank, maar de ervaring leert dat dat duur is en soms als overdreven wordt beschouwd.” In dat geval is het sop de kool dus misschien niet waard…