Stel uw eigen kasstroomtabel op

Uw onderneming is rendabel, maar toch staat de bankrekening al te vaak in het rood? Met een liquiditeitsplan kan u weer op het juiste spoor worden gezet. Klaar om er zelf een op te stellen?

Neem pen en papier. Maak daarop twee kolommen: links noteert u uw uitgaven, rechts de inkomsten. Dat doet u voor de komende 12 maanden. Appeltje eitje! Zo, nu hebt u uw eigen kasstroomtabel voor het komende jaar opgesteld. Uiteraard is dat nog maar een vereenvoudigde versie die moet worden verbeterd, aangevuld en gesystematiseerd, namelijk met behulp van Excel of software die daar speciaal voor werd ontwikkeld. Hoe dan ook, het doel zal altijd hetzelfde zijn: uw kasbehoeften evalueren, voorzien en erop anticiperen.

1. Een benadering maand per maand

Met het liquiditeitsplan kan u maand na maand opvolgen hoe het met uw financiën is gesteld. U noteert de inkomende en uitgaande geldstromen op het moment waarop ze werkelijk plaatsvinden. In tegenstelling tot de resultatenrekening die uw boekhouder opmaakt, noteert u hierop de bedragen inclusief BTW. Het is namelijk niet de bedoeling om te weten hoeveel uw onderneming verdient, maar wel hoeveel geld er aan het einde van de maand op uw rekening zal staan. Een aanpak op maandbasis is meestal voldoende: week per week werken, is namelijk een stuk omslachtiger. U kan dus maand per maand opsplitsen: voor elke maand een aparte kolom. Laat de eerste kolom leeg, zodat u later de verschillende inkomsten- en uitgavencategorieën kan benoemen. Zo zal elk vakje in de tabel overeenkomen met een bedrag X dat in de loop van maand M werd betaald of ontvangen. Zodra de structuur van uw tool klaar is, maakt u de inventaris op van uw inkomende en uitgaande cash…

2. Uw betalingen: zie niets over het hoofd!

Om u te helpen, kan u uw resultatenrekening als uitgangspunt nemen. In grote lijnen krijgt u dit:

• de betaling van uw leveranciers (opgelet: de bedragen zijn inclusief BTW)
• de lonen, voorheffingen en sociale lasten
• afbetalingen van uw leningen (interesten EN hoofdsom)
• de voorafbetalingen voor de BTW en de driemaandelijkse bijstortingen
• al uw vaste kosten (huur, verzekeringen enz.).

Vergeet niet om ook alle minder courante uitgaven zoals vakantietoeslag en eindejaarspremies te voorzien. Die twee elementen zorgen er namelijk voor dat u op enkele belangrijke momenten in het jaar wat meer cash nodig hebt dan op andere.

3. Identificeer uw inkomsten

De inkomsten zullen voornamelijk uit betalingen van uw klanten bestaan (ook hier inclusief BTW). Daarnaast noteren we hier ook uitzonderlijkere zaken, zoals kapitaalinbreng, stortingen op de rekening-courant, subsidies, inkomsten uit octrooien, interesten en financiële opbrengsten of de terugbetaling van belastingen.

4. Plaats de bedragen in het juiste vak

Dit is de belangrijkste fase: uw tabel invullen. Hiervoor moet u de verschillende bedragen en de betalingsvoorwaarden kennen en in het bijzonder de betalingstermijnen. Maak het uzelf makkelijk en gebruik gemiddelden: de gemiddelde betalingstermijn van leveranciers (DRO) en klanten (DSO), het gemiddelde aankoopbedrag van goederen enz. Ook al zijn die bedragen maar een benadering, toch kan u daar al een nuttige voorcalculatie uit destilleren. Doordat u per kalendermaand werkt, krijgt u wat flexibiliteit. Maak daar dan ook gebruik van. Voor uw vaste kosten is de raming eenvoudiger, aangezien die makkelijk te voorspellen zijn. Een leuke tip: betaal deze kosten op maandbasis. Op die manier kan u uw kaspositie efficiënter beheren en uw liquiditeiten nauwkeuriger opvolgen.

5. Systematiseer zoveel mogelijk

Gebruik tijdelijke formules om uw tabel te vervolmaken en tijd te winnen bij het gebruik. Een voorbeeld? Aangezien u uw gemiddelde DSO kent [link naar artikel DSO] (bijvoorbeeld 30 dagen), weet u op voorhand dat uw verkopen van september in november de kas zullen spijzen. Verder moet u enkel nog een formule aanmaken in Excel om het proces te automatiseren. Om uw aankopen te registreren, kan u een gelijkaardige aanpak hanteren. Als uw goederen 15% van de uiteindelijke prijs kosten, kan u op basis van uw ontvangsten van klanten met een eenvoudige ratio de uitgaven weergeven die overeenstemmen met de aankopen van de toekomstige maanden. En kijk eens aan, uw tabel is nu een semi-geautomatiseerd voorcalculatiesysteem geworden!

6. Laatste stap: het gecumuleerde saldo

Last but not least, de saldo’s. In de eerste regel ziet u uw kassituatie van maand tot maand. In januari is dat bijvoorbeeld het verschil tussen het totaal van uw uitgaven en uw inkomsten van de eerste maand van het jaar. Vergeet natuurlijk niet uw kassaldo van het einde van de vorige maand toe te voegen. Het saldo dat u zo hebt berekend, brengt u over naar februari om het ‘gecumuleerde saldo’ te berekenen. Daarmee bedoelen we dus het bedrag van januari plus dat van februari, enzovoort. Dit doet u voor alle kolommen. Resultaat? U hebt nu een duidelijk beeld van de staat van uw bankrekening voor de hele periode.

Op elk moment en op basis van de voortdurende evolutie van uw activiteit kan u anticiperen op toekomstige liquiditeitsbehoeften. Zo hebt u de tijd om de best aangepaste oplossing te vinden…