Vous avez une société ? Vous devez figurer dans le fameux registre UBO (pour ultimate beneficial owners) reprenant les « bénéficiaires effectifs ». Une obligation appliquée à toutes les entreprises, PME incluses. Si vous oubliez de vous déclarer, gare à l’amende…

Un cadastre des « bénéficiaires effectifs » : une exigence pour (pratiquement) toutes les sociétés et associations belges. Donc, vous aussi ! Comme souvent, c’est une Directive européenne qui a « inspiré » le droit national au moment d’instaurer cette mesure de transparence. L’objectif annoncé de la ? Renforcer les moyens de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.

Dans les faits, c’est une charge administrative supplémentaire pour les entreprises, puisque toute société, au moment de sa création ou de la modification de ses statuts, doit fournir une série d’informations relatives à ses « bénéficiaires effectifs ». Des données consignées dans un registre spécifique sur le portail en ligne MyMinfin. Une énorme base de données reprenant toutes les personnes physiques (UBO) qui contrôlent, d’une façon ou d’une autre, une société. Voyons cela de plus près…

Bénéficiaire effectif, qui es-tu ?

C’est la première question à se poser : qu’est-ce qu’un bénéficiaire effectif ? Le  :

  • Vous détenez, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote d’une société ?
  • Vous exercez un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration ou de direction, ou encore sur l’assemblée générale des associés (droit de véto, droit de nommer la majorité des membres du CA, etc.) ?
  • À défaut, êtes-vous le dirigeant principal de la société ?

Alors vous rentrez dans la case « bénéficiaire effectif ». Vous devez donc encoder une série de renseignements vous concernant…

S’enregistrer est impératif

Il n’est pas inutile de le rappeler : le registre UBO concerne toutes les entreprises belges, civiles ou commerciales, avec ou sans personnalité juridique. Sans oublier les fondations, les ASBL, les trusts et les fiducies. Les PME sont donc bien… également obligées de le faire ! S’enregistrer est donc impératif. Gare aux sanctions !

Soyez vigilant…

Des sanctions sont prévues en cas d’absence (totale ou partielle) de déclaration. Mais aussi pour toute communication erronée des données. Que ce soit volontaire ou non, le montant de l’amende administrative peut aller de 250 à 50 000 euros. Vous vous êtes enregistré dans les règles ? N’oubliez pas d’actualiser le registre en cas d’évolution de la situation. Au plus tard, endéans le mois. En effet, les informations doivent être en permanence « adéquates, exactes et actuelles ». C’est pourquoi vous (ou le mandataire de la société) devrez confirmer annuellement les données consignées.

Comment procéder ?

Tout se passe sur le portail en ligne MyMinfin (onglet « Applications »). C’est là que vous devez introduire toutes les données concernant les UBO de la société : nom et prénom, date de naissance, nationalité, pays de résidence et adresse complète, numéro d’identification du Registre national, pourcentage d’intérêt effectif, nature et l’ampleur de la participation ou encore la catégorie d’UBO (). Dans certains cas, vous devez également fournir des pièces justificatives. Avant de vous atteler à la tâche, prenez donc le temps de rassembler toutes les données nécessaires. Soulignons aussi que la démarche est gratuite (même si le temps consacré ne l’est pas forcément). Enfin, si vous rencontrez des difficultés, l’administration doit pouvoir vous guider

Qui a accès aux données ?

Près de 60 % des entreprises se seraient déjà pliées à l’obligation d’encodage. Transparence, toujours, cette masse d’informations est en principe accessible à tout un chacun : administrations, bénéficiaires effectifs, entreprises, mais aussi (potentiellement) à tout citoyen en mesure de justifier d’un « intérêt légitime ». À l’avenir, la consultation du registre UBO pourrait bien devenir payante… Une décision encore sur la table du prochain gouvernement. Quoiqu’il en soit, en tant que bénéficiaire effectif, et à condition de pouvoir le justifier (risque pour votre personne, par exemple), rien ne vous empêche de demander à protéger certaines données sensibles.