Registreer de ‘uiteindelijke begunstigden’ van uw bedrijf!

Heeft u een vennootschap? Dan moet u zich registreren in het veelbesproken UBO-register (UBO staat voor ultimate beneficial owners) als ‘uiteindelijke begunstigden’. Een verplichting die geldt voor alle bedrijven, ook kmo’s. Als u vergeet om zich aan te geven, is het opletten voor boetes …

Het kadaster van ‘uiteindelijke begunstigden’ is een must voor (nagenoeg) alle Belgische vennootschappen en stichtingen. Dus ook voor u! Zoals vaak is het een Europese richtlijn die het nationaal Belgisch recht aanspoorde om deze transparantiemaatregel in te voeren.

Het vermelde doel van deze wet van september 2017? De strijd opvoeren tegen witwaspraktijken en de financiering van het terrorisme.

In werkelijkheid gaat het hier om een extra administratieve last voor de bedrijven, aangezien elke vennootschap bij haar oprichting of bij de wijziging van haar statuten al een aantal gegevens moet bezorgen in verband met haar ‘uiteindelijke begunstigden’. Die gegevens staan vermeld in een specifiek register op het onlineportaal MyMinfin: een gigantische database van alle natuurlijke personen die op de één of andere manier een onderneming controleren (UBO). Laten we dit even meer in detail bekijken.

Uiteindelijke begunstigde, wie ben je?

Dat is de eerste vraag die u zich moet stellen: wat is een uiteindelijke begunstigde? De wettekst is vrij duidelijk en nogal ruim in zijn definitie:

• U bezit, rechtstreeks of onrechtstreeks, meer dan 25 % van het kapitaal of de stemrechten van een vennootschap?
• U hebt zeggenschap over de beheers-, bestuurs- of directieorganen, of over de algemene vergadering van de vennoten (vetorecht, recht om de meerderheid van de leden van de Raad van Bestuur te benoemen, enz.)?
• U bent de bedrijfsleider?

In dat geval hoort u thuis in het vakje ‘uiteindelijke begunstigde’ en moet u dus een reeks persoonsgegevens doorgeven.

Tegen wanneer moet u zich registreren als UBO?

Heeft u zich nog niet geregistreerd? Doe dat dan meteen. Zoniet is het opletten voor sancties.

Het UBO-register geldt trouwens voor alle Belgische civiele of handelsondernemingen, met of zonder rechtspersoonlijkheid. Zonder de stichtingen, vzw’s en trusts te vergeten. Kmo’s zijn dus wel degelijk eveneens verplicht om het te doen!

Welke sancties zijn van toepassing?

Er zijn sancties vastgelegd bij het (totaal of gedeeltelijk) ontbreken van een aangifte. Maar ook voor elke foute gegevensvermelding. Of dat bewust gebeurde of niet, het bedrag van de administratieve boete kan gaan van 250 tot 50 000 euro. U hebt zich volgens de regels geregistreerd? Vergeet dan niet om het register bij te werken indien de situatie verandert, en dat uiterlijk binnen één maand. De verstrekte informatie moet immers altijd ‘adequaat, correct en up to date’ zijn. Vandaar dat u (of de gemachtigde van de organisatie) de verstrekte gegevens jaarlijks moet bevestigen.

Hoe gaat u te werk?

Alles gebeurt op het onlineportaal MyMinfin (tabblad ‘Toepassingen’). Daar moet u alle gegevens invoeren over de uiteindelijke begunstigden van het bedrijf:

• naam en voornaam,
• geboortedatum,
• nationaliteit,
• land van verblijf en volledig verblijfsadres,
• identificatienummer van het Rijksregister,
• percentage effectief belang,
• aard en omvang van de participatie ; en
• UBO-categorie (rechtstreekse of onrechtstreekse controle en afzonderlijk of samen met anderen).

In sommige gevallen moet u ook bewijsstukken leveren. Neem dus de tijd om alle nodige gegevens te verzamelen voor u van start gaat. We benadrukken hierbij ook dat de procedure gratis is (ook al is de uitgetrokken tijd dat niet per se). Tot slot nog dit: ervaart u problemen, dan moet de administratie u wegwijs maken.

Wie heeft toegang tot de gegevens?

Ongeveer 60 % van alle ondernemingen zouden hun coderingsplicht al zijn nagekomen. Transparantie is en blijft belangrijk, want deze massa aan informatie is in principe toegankelijk voor iedereen: besturen, uiteindelijke begunstigden, ondernemingen, maar ook (potentieel) elke burger die een ‘legitiem belang’ kan aantonen. In de toekomst zou raadpleging van het UBO-register wel eens betalend kunnen worden. Deze beslissing ligt nog op tafel van de volgende regering. Hoe dan ook, als uiteindelijke begunstigde, en op voorwaarde dat u het kunt aantonen (risico voor uw persoon, bijvoorbeeld), belet niets u om te vragen om bepaalde gevoelige gegevens te beveiligen.