Facture erronée, gare à l’impayé

Document incontournable, la facture rythme la vie des entreprises. Numérotée et émise dans les délais, elle possède ses propres règles et ses mentions obligatoires. Entrepreneur débutant ou chevronné, nul n’est pourtant à l’abri d’une erreur… Comment réagir dans cette situation?

Vous avez oublié la date d’émission sur la facture? Ou le montant hors taxes? Un mauvais taux TVA appliqué? Une méprise sur l’identité du client? Une faute de calcul s’est glissée dans le décompte? C’est votre ancien numéro de compte bancaire qui figure sur le document? Facture et bon de commande ne coïncident pas? La liste des erreurs potentielles est longue… Alors, lorsque les fins de mois ressemblent à une course contre la montre, même les entrepreneurs les plus vigilants peuvent se tromper. Le tout est de bien réagir!

Des fausses notes qui coûtent «cher»

Imaginons que vous omettiez l’une des mentions obligatoires prévues par la loi. Vous risquez une amende fiscale de 15 euros par information absente ou inexacte, voire une sanction plus lourde en cas d’importants manquements. Mais ce n’est pas le seul désagrément… Une facture erronée ou incomplète pèse aussi sur votre trésorerie, puisqu’elle retarde le paiement de votre client et donc l’arrivée d’argent frais sur votre compte bancaire. Pire, cette maladresse peut générer une contestation de sa part. Sans oublier que les bourdes à répétition finiront par ternir votre image commerciale. Alors, ouvrez l’œil et le bon!

Jamais trop tard pour corriger le tir

Malgré votre vigilance, vous avez envoyé une facture erronée à l’un de vos clients. Que faire? Que ce soit lui ou vous qui constatiez la bévue, c’est toujours à vous d’intervenir. Avant toute chose, gardez-vous de supprimer tout document émis. Rappelez-vous que vos factures sont numérotées chronologiquement et l’administration fiscale n’admet aucun «trou». Voici comment passer à l’action…

Pas encore payée? Une facture de remplacement

C’est envoyé, mais votre client n’a pas encore réglé. Pensez d’abord à l’avertir rapidement afin d’éviter qu’il ne le fasse. Pendant ce temps, établissez une facture qui corrige et remplace la version erronée. Celle-ci doit avoir son propre numéro séquentiel, respecter toutes les règles classiques de facturation et faire référence au numéro du mauvais document, en affichant clairement une mention du type «annule et remplace la facture 2019-C0411». Tout cela… sans fautes!

La solution de l’avoir»

Imaginons maintenant que votre client se soit déjà acquitté de son dû. Un simple «remplacement» ne suffira probablement plus et il vous faudra procéder en deux étapes. D’abord, en annulant la facture incorrecte grâce à un avoir ». Ensuite, vous devrez établir une facture rectificative dans le respect des règles de l’art. Chacun de ces documents devra avoir son numéro de suivi chronologique et mentionner les références des autres pièces, notamment de celle qui est annulée… Concrètement?

Étape 1

L’idée? Annuler partiellement ou totalement le chiffre d’affaires réalisé sur le document erroné grâce à l’avoir. Ce document fonctionne comme une «remise» accordée a posteriori et prend la forme d’une facture classique, mais avec la mention «avoir» (ou note de crédit, voire même «facture d’avoir») et un montant négatif. À savoir, la somme «à récupérer» par votre client. Quelques exemples :

• Vous avez facturé le mauvais client ou commis une erreur sur le contenu? Un «avoir» total pour annuler la facture erronée…
• Un trop-perçu? Vous pouvez faire un avoir totale ou partielle du montant. Cela servira de «bon d’achat» futur pour votre client. Notez que si vous avez sous-facturé, vous pouvez opter simplement pour une «facture additionnelle» de la somme due, sans qu’aucune autre démarche ne soit nécessaire. Pensez toutefois à justifier la correction, afin d’éviter toute contestation: faites, par exemple, référence au devis ou au bon de commande.

Prenez garde à la TVA: l’avoir doit reprendre le montant de la «remise» hors taxes ainsi que le total TVA incluse, afin de permettre à votre client de rectifier la déduction opérée précédemment auprès du Trésor. Par contre, si celui-ci renonce à récupérer la TVA (ce qui peut arriver dans certains cas), l’avoir doit indiquer que la somme est «nette de taxe». Une fois prêt, annexez l’avoir à la facture erronée et envoyez le tout à votre client…

Étape 2

Maintenant que l’erreur est «annulée», vous rédigez simplement une facture rectificative en bonne et due forme (le client correct, le montant exact ou encore en reprenant bien tous les éléments éventuellement manquants).

Un dernier point essentiel? Gardez à l’esprit que la meilleure façon de réparer une erreur est… de ne pas la commettre. Alors, prenez soin de vos factures!