Suivez le guide pour des factures électroniques parfaites

Votre politique de facturation est la clé de voûte d’une trésorerie optimale. L’enjeu ? Des factures précises et bien rédigées augmentent vos chances d’être payé rapidement. Et si vous en profitiez pour passer au digital ?

On ne le répétera jamais assez : la facture est un instrument central de votre gestion de trésorerie, mais aussi un élément de preuve commerciale ainsi qu’un document comptable et fiscal essentiel. Si vous les négligez, vous prenez le risque de retarder vos rentrées d’argent. Les mots d’ordre d’une facturation optimale ? Précision, régularité, suivi et… digitalisation.

Qu’indiquer sur votre facture ?

Commençons par le début : la facture est obligatoire, doit être rédigée en français et en deux exemplaires. Quand ? Directement après la vente, et au moins dans les 15 jours, ou alors mensuellement si vous effectuez plusieurs prestations pour un même client. Et le contenu du document ? En France, une série de mentions doivent obligatoirement figurer sur la facture, sous peine d’amende. C’est le b.a.-ba…

• les dates d’émission, de vente et d’échéance ;
• un numéro d’ordre, tel que « facture 2019-01 » ;
• votre identification complète et celle de votre client, sans oublier les adresses de facturation (lorsqu’elles sont différentes de celles des sièges) ;
• vos coordonnées bancaires ;
• vos numéros TVA respectifs ;
• le numéro d’un éventuel bon de commande ;
• la description détaillée du produit ou du service (nature, quantité, etc.) ;
• les frais éventuels (transport, emballage, etc.) ;
• et le prix hors TVA, le taux applicable, le montant total de la TVA ainsi que la somme TTC à régler par votre client.

Mais ce n’est pas tout…

N’oubliez pas de préciser la date ou le délai de paiement, d’éventuelles conditions d’escompte ainsi que la mention obligatoire de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Rien ne vous empêche d’ajouter le taux des pénalités en cas de retard de paiement. Certaines situations particulières appellent des éléments… particuliers. La mention « autoliquidation », par exemple, entre autres pour les cas de sous-traitance de travaux de bâtiment, ou les informations relatives aux assurances professionnelles, pour les artisans ou dans le secteur du BTP. Pour le reste ? Mettez-y les formes et soulignez, par exemple, vos coordonnées bancaires, le montant à régler ou encore la date d’échéance.

Électronique ? Pas réservé aux mordus d’informatique !

À l’ère du numérique, saisissons-nous des atouts du digital. La facture électronique possède la même valeur que son équivalent papier. À quelques conditions près : avertir votre client, reprendre le contenu obligatoire et garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité du document. Autrement dit, oubliez le Word et passez directement au PDF non modifiable, voire même à la signature électronique. Un document papier scanné et envoyé par e-mail ? Ce n’est pas une facture dématérialisée : celle-ci doit à la fois être émise et transmise par voie digitale. Vous hésitez encore ? La tendance est clairement à la numérisation. Pour faire affaire avec les autorités publiques, par exemple, la facturation électronique est désormais obligatoire, ou le deviendra, en janvier 2020, pour les entreprises de moins de 10 salariés, via la plateforme Chorus Pro…

Cet outil qui change la vie…

Si vous franchissez le cap de l’électronique, pourquoi ne pas aller plus loin et opter pour un logiciel de facturation ? Les coûts sont de plus en plus abordables et les atouts convaincants : diminuer votre charge administrative, augmenter l’efficacité et la régularité de votre facturation, réduire le risque d’erreur, sécuriser l’ensemble du processus, améliorer votre suivi et politique de relance, etc. Sans oublier la maîtrise de votre empreinte carbone et des fonctionnalités plutôt intéressantes, accessibles à tout moment : connexion à vos comptes bancaires, tableaux de trésorerie, etc. Au final, votre trésorerie vous dira merci !