Heeft uw kaspositie het moeilijk? Stel de juiste diagnose

De gezondheid van uw bankrekening is vaak waar u als ondernemer het meest wakker van ligt. Dus wat als die in gevaar komt? Liquiditeitstekorten kunnen heel wat oorzaken hebben. De belangrijkste daarvan bekijken we hier wat meer in detail.

U staat in het rood, maar weet u wel hoe ernstig uw situatie echt is? Stel uzelf de juiste vragen om een correcte diagnose te kunnen stellen en vervolgens de juiste actie te kunnen ondernemen om er weer helemaal bovenop te komen. Binnen een onderneming zijn er twee grote types liquiditeitsproblemen: tijdelijke tekorten en structurele tekorten. We bekijken ze allebei van naderbij…

 Tijdelijk tekort: wees waakzaam

Als een liquiditeitsprobleem van voorbijgaande aard is, hoeft dat niet noodzakelijk te alarmeren, maar toch is voorzichtigheid geboden. Hoe dan ook is het waarschijnlijk goed om een aantal ingrepen door te voeren. Enkele klassieke oorzaken van zulke tijdelijke problemen zijn:

• Een of meer van uw grote klanten kampen zelf met financiële problemen en hebben bij u een flinke betalingsachterstand opgelopen. Hoe moet u daarop reageren? Overleg met hen zodat u hun situatie ten volle begrijpt en stel vervolgens een realistisch aanzuiveringsplan Hou met die elementen ook rekening om uw toekomstige inkomende kasstromen te plannen. Probeer tezelfdertijd ook een aantal van uw courante uitgaven (de btw bijvoorbeeld) te spreiden, want ook hier bestaan er tijdelijke oplossingen.
• U rekent op een toelage op een subsidie waarop u recht heeft, maar het geld verschijnt maar niet op uw rekening, ook al is uw dossier volledig in orde.
• U krijgt te maken met een onvoorziene uitgave en u moet een behoorlijke som voorschieten, bijvoorbeeld als gevolg van een schadegeval.

In die laatste twee gevallen bestaan er oplossingen om de moeilijke periode te overbruggen. Daar zijn wel bepaalde kosten aan verbonden (bijvoorbeeld interesten op een kortetermijnlening), maar die verdwijnen wel zodra de situatie weer genormaliseerd is.

Structureel tekort: neem structurele maatregelen!

De situatie is al wat zorgwekkender als de problemen structureel blijken te zijn, dus als het probleem van lange duur is (enkele maanden) of zelfs herhaaldelijk voorkomt (over meerdere boekjaren). Hoe komt zoiets? Waarschijnlijk bestaat er ergens een grondig en terugkerend onevenwicht tussen uw inkomende en uw uitgaande geldstromen. Welke oorzaken kunnen daaraan ten grondslag liggen?

• U bent iets te optimistisch geweest. U hebt in uw ondernemingsplan uw inkomsten overschat en/of bepaalde uitgaven onderschat. Zoiets weegt onvermijdelijk op uw marges en de rendabiliteit van uw activiteiten.
• Uw de financiële indicator die aangeeft hoeveel cash u nodig hebt voor de dagelijkse werking) is te groot in vergelijking met de kaspositie en het kapitalisatieniveau van uw bedrijf. Het gevolg: u kunt de tijdspanne tussen de inkomende en uitgaande geldstromen moeilijk opvangen. Dat kan met name het geval zijn als uw klanten overheidsbedrijven zijn, die de reputatie hebben heel late betalers te zijn, terwijl uw leveranciers misschien contante betaling eisen.

Leer nieuwe gewoontes aan en vermijd om in de oude te hervallen

Goede praktijken kunnen uw kaspositie op lange termijn helpen te versterken en zullen nu de kans geven om moeilijke periodes in het leven van een onderneming met meer gemoedsrust door te komen:

• Stel een kasstroomtabel op om het saldo op uw bankrekening zo goed mogelijk aan te sturen. Stel voorzichtige en zo compleet mogelijke voorspellingen op van uw inkomende geldstromen (betalingen van klanten, ontvangen btw, subsidies, premies, kredietopening …) en uitgaande betalingen (lopende uitgaven, terugbetaling btw, RSZ, voorafbetalingen, terugbetaling lening …) en doe dat maand per maand. Stop al die informatie vervolgens in een elektronisch rekenblad (daar bestaan eenvoudige en gratis tools voor). Die projecties van uw kasstroom zullen u helpen om te zien waar er mogelijk risicosituaties zullen ontstaan.
• Controleer en reduceer uw behoefte aan werkkapitaal door alle elementen ervan actief te gaan beheren. Heronderhandel de betalingstermijnen met uw klanten op een constructieve manier en dwing die ook af door middel van een efficiënt herinneringsbeleid. Spreek ook de belangrijkste leveranciers aan en probeer een langere betalingstermijn los te weken. Aarzel ook niet om daarbij eventueel de kaart van de concurrentie uit te spelen. En beheer ten slotte uw voorraden zo goed mogelijk, zodat er niet teveel slapend kapitaal in uw magazijn of uw opslagplaats ligt.