Een voorschot vragen, kan een groot verschil maken!

Betalingstermijnen hebben directe gevolgen voor de kaspositie van uw onderneming. Een efficiënte maar veel te weinig toegepaste oplossing om rode cijfers te vermijden, is een voorschot vragen.

Hoe langer de betalingstermijn die u aan uw klanten geeft, hoe groter uw cashflowbehoeften zijn. U moet immers wel alle uitgaven in verband met uw levering al betalen (lonen, leveranciers, onderaannemers …) vóór u zelf het geld van uw klant op uw bankrekening ziet verschijnen.

Statistisch zal het wanbetalingsrisico ook groter zijn. U hebt er dus alle belang bij aan uw klanten een snelle betaling of een voorschot te vragen. Eventueel kunt u uw klant zelfs een korting geven als compensatie voor het voorschot …

Wat zijn de voordelen voor u?

Ook al heeft u een goede verstandhouding met uw klanten, vergeet nooit dat uw partnerships in de eerste plaats zakenrelaties zijn. Voorschotten hebben een aantal voordelen:

• Deze liquiditeiten worden betaald op het moment van de bestelling en helpen op die manier om uw eigen facturen te betalen: goederen aankopen, lopende vaste kosten enz.
• Het feit dat uw klant een voorschot aanvaardt en dat ook correct betaalt, is ook een teken dat hij betrouwbaar en solvabel is. Als u merkt dat uw klant terughoudend is, wijs hem dan ook op de voordelen, zoals de korting die u hem kunt toekennen.
• Als uw klant weigert een voorschot te betalen, bijvoorbeeld omdat zijn eigen budget te krap is, kunt u met kennis van zaken beslissen of u de samenwerking nog wilt voortzetten of niet. En als het probleem de grootte van het voorschot is, dan kunt u dat ook reduceren of een gespreide betaling voorstellen.

Let echter wel op, want voor bepaalde verkopen mag u geen voorschot eisen. Dat is bijvoorbeeld het geval voor verkopen aan particulieren die worden gesloten buiten uw bedrijf, bijvoorbeeld bij de klant thuis. Voor dat type transacties moet u wachten tot de wettelijke bedenktijd van zeven werkdagen verstreken is.

Wat is het ideale voorschotbedrag?

De wet legt geen minimum- of maximumbedrag op, dus u hebt zelf alle kaarten in handen. Of in zekere zin dan toch. Meer dan 50% van het totaalbedrag is bijvoorbeeld overduidelijk onredelijk en buiten proportie, We willen ook nog even onderstrepen dat het feit dat er een voorschot wordt gevraagd, duidelijk op voorhand aan uw klant moet worden meegedeeld op de offerte of de bestelbon. Met zijn handtekening verklaart uw klant zich akkoord een voorschot op het totaalbedrag te betalen. Het bedrag van dat voorschot moet uitgedrukt zijn als percentage of als te betalen nettobedrag (inclusief btw).

Stel een voorschotfactuur op!

Zodra uw klant zich akkoord verklaart, kunt u hem een voorschotfactuur sturen. Die ziet eruit als een normale factuur en moet ook opgesteld zijn volgens de gebruikelijke factureringsregels, dus ook met datum en factuurnummer. Als u vóór het einde van de samenwerking meerdere voorschotten moet factureren, is het verstandig die te nummeren (voorschot nr. 1 volgens de offerte nr. X, voorschot nr. 2 volgens de offerte nr. Z enz.). En ten slotte, wanneer u uw factuur voor de betaling van het saldo opstelt, moeten de reeds betaalde voorschotten daarop duidelijk worden vermeld, inclusief bedragen en betalingsdata.

U begrijpt het, er is geen enkele redenen waarom u niet zou mogen proberen met voorschotten te werken om uw kaspositie wat meer ademruimte te geven!