‘Einde maand’, twee woorden met grote gevolgen voor uw kaspositie
Als de orders fors beginnen toe te nemen, kan dat al snel tot liquiditeitstekorten leiden. Laat uw manier van factureren evolueren naar een ‘cashcultuur’, om uw kaspositie meer ademruimte te geven en een duurzame groei te verzekeren.
Het spel van de betalingstermijnen, daar weet u uiteraard alles van. Tussen het moment waarop u een bestelling levert, de facturering aan het einde van de maand en de betaling ervan ‘aan het einde van de volgende maand’ zit flink wat kostbare tijd waarin u eigenlijk bankier moet spelen voor uw klanten. Ter illustratie: op 4 juni levert u een dienst en u factureert standaard aan het eind van de maand. U maakt daarom de factuur op 30 juni. Aangezien uw betalingstermijn altijd ’30 dagen einde maand’ is, heeft uw klant in werkelijkheid tot eind juli de tijd om u te betalen. Misschien zelfs nog later, want uw klant zal misschien aanvoeren dat het de datum van ontvangst is die telt – hij wordt daarin overigens gesteund door een Europese richtlijn – waardoor u pas eind augustus wordt betaald. Kortom, er zijn drie maanden verlopen tussen uw levering en de betaling ervan. En dat is dan nog in de veronderstelling dat uw klant zijn factuur tijdig betaalt. Toch is er geen enkele reden voor die grote kloof. Bovendien kan dit funest zijn voor uw eigen kaspositie, zeker als u weet dat het wanbetalingsrisico proportioneel stijgt met de toegekende termijn. Meestal zijn een betere interne organisatie en een open communicatie met uw klanten al voldoende om een ‘cashcultuur’ te ontwikkelen die de cashflow en de liquiditeitsbehoeften vooropstelt.
Factureer snel als u sneller betaald wilt worden
Als wegens logistieke redenen een dagelijkse facturering niet mogelijk is, hoeft u daarom nog niet systematisch tot het einde van de maand te wachten om uw facturen te versturen. Probeer bijvoorbeeld een systeem in te voeren met halfmaandelijkse of zelf wekelijkse facturering. Dat kan al een groot verschil maken. Om kostbare tijd te winnen, is het aan te raden om automatisch de betalingstermijn van uw facturen op 30 dagen te zetten in plaats van op 30 dagen einde maand. Bovendien hebt u nog andere middelen om de betalingstermijnen op een efficiënte manier onder controle te houden. Preventieve herinneringsmechanismen (automatische e-mailwaarschuwingen, telefonische herinneringen enz.), efficiënte facturatiesoftware en een systematische focus op de slechte betalers zijn middelen die de betalingen kunnen versnellen. Tenslotte kunt u ook overwegen uw klanten voor te stellen vervroegd te betalen in ruil voor een korting. In de Verenigde Staten blijkt bijvoorbeeld dat als een leverancier een korting van 2% aanbiedt, de meeste klanten hun factuur binnen de 10 dagen betalen.
