Relances automatiques: chassez les impayés sans bouger le petit doigt !

Votre temps est précieux. Plus vous systématisez certaines tâches quotidiennes, plus vous êtes disponible pour votre activité. Relancer vos clients est indispensable mais c’est mieux si vous ne devez pas y penser. La solution : mettre en place des relances automatiques ! Pratique, simple et efficace!

Commençons par un constat: les impayés sont un véritable fléau pour les PME. Ces retards de paiement pèsent sur votre trésorerie et minent votre quotidien. C’est pourquoi il est impératif de faire la chasse aux mauvais payeurs. Relancer les “mauvais élèves” parmi vos client est incontournable. Ces rappels doivent s’intégrer pleinement à votre processus de facturation et de recouvrement. Pour être efficaces, ces alertes doivent respecter un certain nombre de règles, tant sur la forme que sur le fond. Mais soyons honnêtes: rappeler à vos clients qu’ils vous doivent de l’argent est fastidieux. Vous avez autre chose à faire et ce n’est pas un hasard si nombre de dirigeants laissent parfois traîner les impayés. Ne tombez pas dans ce travers!

Automatisez pour ne plus jamais oublier

Vous savez compter, n’est-ce pas? Pourtant, vous utilisez certainement une calculatrice ou un tableau Excel pour faire vos opérations. C’est l’un des atouts de la technologie: nous débarrasser de certaines tâches pour nous permettre de nous consacrer à l’essentiel.

Utiliser les relances automatiques c’est la garantie de:

• Réaliser un suivi rigoureux de votre facturation. Vous faites des rappels en temps et en heure, vous ne perdez plus le fil de vos différentes relances et vous connaissez exactement la situation de chaque créance. Mieux, vous n’égarez plus une seule facture non réglée;
• Améliorer la visibilité sur votre trésorerie. C’est la conséquence logique d’un système bien huilé. Comme vous êtes toujours sur la balle, vous ne laissez plus traîner votre dû et les délais de paiement de vos factures baissent. Résultat: votre gestion de trésorerie tendra inévitablement à s’améliorer;
• Allouer vos ressources efficacement. Effectuer des relances est extrêmement chronophage. Investissez plutôt votre énergie dans des missions à réelle valeur ajoutée pour votre entreprise. Vous gagnerez aussi en sérénité car vous savez que “quelqu’un” veille sur l’encaissement de votre chiffre d’affaires;  
• “Éduquer” vos clients. Faire preuve de ponctualité dans vos relances permet également d’envoyer un message à vos clients: les délais de paiement de vos factures doivent être respectés. La relance automatique est une excellente façon de les pousser à en tenir à compte.

Faites tourner la machine…

Si vous avez suivi nos conseils, vous avez peut-être opté pour un logiciel de facturation , un outil aux multiples fonctionnalités, dont les relances de clients. Son principal avantage? Vous pouvez paramétrer votre système de rappels comme bon vous semble:

• Lier le logiciel de facturation aux comptes bancaires de votre entreprise pour vérifier quelles factures ont été payées;
• planifier le nombre de relances à effectuer ainsi que le délai entre chaque rappel;
• rédiger vous-même ces rappels pour garder le contrôle sur la forme et le fond;
• choisir les canaux de communication (SMS, e-mail, etc.).

Certains logiciels vous permettent un paramétrage encore plus précis. Vous pouvez, par exemple, prévoir des délais plus sévères pour les nouveaux clients et plus souples pour les plus fidèles. Ou encore, si vous souhaitez privilégier un premier contact téléphonique, lui demander de le notifier dans l’agenda de recouvrement accessible par votre collaborateur en charge du dossier. Cerise sur le gâteau: vous conservez un historique au sein de votre fichier client, un atout essentiel pour identifier les mauvais payeurs chroniques.

Une fois ce travail de configuration effectué, vous serez libre de vous concentrer sur le cœur de votre activité.