Openstaande facturen? Zo int u ze zonder moeite!

Tijd is kostbaar. Hoe meer u bepaalde dagelijkse taken systematiseert, hoe meer tijd er beschikbaar is voor uw kernactiviteiten. Uw klanten aanmanen tot betaling? Dat is absoluut noodzakelijk, maar nog beter is het wanneer u er niet aan hoeft te denken … De oplossing? Uw betalingsherinneringen automatiseren. Praktisch, eenvoudig en doeltreffend!

Laten we het maar meteen zeggen: openstaande facturen zijn een echte plaag voor kmo’s. Achterstallige betalingen wegen door op uw kaspositie en ondermijnen uw dagelijkse werking. Reden te meer om slechte betalers achter de veren te zitten. Een onmisbaar instrument daarbij is het aanmanen van de ‘slechte leerlingen’ onder uw klanten. Zorg er dus voor dat betalingsherinneringen een volwaardig onderdeel van uw facturatie- en invorderingsprocedures vormen. Om echt doeltreffend te zijn, moeten vorm en inhoud van die aanmaningen bepaalde regels naleven. Eerlijk gezegd is het bijzonder vervelend om uw klanten erop te wijzen dat ze u nog geld verschuldigd zijn … U hebt wel andere zaken aan uw hoofd – het is dan ook niet toevallig dat heel wat zaakvoerders hun openstaande facturen uit het oog verliezen. Vermijd die valkuil!

Automatiseer en vergeet nooit meer

U hebt geen moeite met tellen, niet? Nochtans gebruikt u wellicht een rekenmachine of een Exceltabel voor uw berekeningen. Een van de troeven van de technologie is wel dat ze ons bepaalde taken uit handen neemt – dankzij de techniek gaat het sneller en beter — en daardoor kunnen wij onze aandacht toespitsen op de hoofdzaken.

Automatische betalingsherinneringen bij onbetaalde facturen garanderen u:

• Een nauwkeurige opvolging van uw facturatie. U stuurt uw betalingsherinneringen keurig op tijd, u raakt niet langer de kluts kwijt in verband met de diverse aanmaningen en u kent precies de toestand van elke schuldvordering. Beter nog, u raakt geen enkele openstaande factuur meer kwijt;
• Een verbetering van de visibiliteit op uw kaspositie. Dat is het logische gevolg van een goed functionerend systeem. Omdat u altijd kort op de bal speelt, laat u uw schuldvorderingen niet meer aanslepen. Ook de betalingstermijn van uw facturen zou korter moeten worden. Met als onvermijdelijk resultaat dat uw thesauriebeheer een stuk beter wordt;
• Een doeltreffende toewijzing van uw middelen. Betalingsherinneringen sturen is bijzonder tijdrovend. Investeer bij voorkeur energie in opdrachten met een reële toegevoegde waarde voor uw bedrijf. Een dergelijke aanpak zorgt tevens voor rust, want u weet dat ‘iemand’ toezicht houdt op de inning van uw omzet;
• Een manier om uw klanten te leren hoe het moet. Als u nauwgezet uw betalingsherinneringen opvolgt, maakt u ook iets duidelijk aan uw klanten: ze moeten de betalingstermijnen van uw facturen naleven. Een prima manier om ervoor te zorgen dat ze er rekening mee houden

Laat de machine draaien …

Hebt u onze tips opgevolgd? Dan koos u misschien voor een facturatieprogramma, een instrument dat heel wat functies biedt, waaronder betalingsherinneringen aan klanten. Het belangrijkste voordeel? Binnen de mogelijkheden die voorzien worden door het programma kunt u uw systeem van aanmaningen naar eigen goeddunken programmeren:

• uw facturatieprogramma koppelen aan de bankrekeningen van uw onderneming om te controleren welke facturen al betaald werden (om te vermijden dat u dat zelf in detail moet doen)
• het aantal herinneringen plannen, evenals de termijn tussen elke rappel
• zelf de betalingsherinneringen opstellen om controle te behouden op vorm en inhoud
• de communicatiekanalen kiezen (sms, e-mail, enz.).

Bij sommige softwareprogramma’s kunt u nog nauwkeuriger parameters instellen. Zo kunnen uw betalingstermijnen strikter zijn bij nieuwe klanten en soepeler bij trouwe klanten. Of als u de klant eerst telefonisch wilt contacteren, voorzie dan een melding in de agenda die toegankelijk is voor uw medewerker die belast is met het terugvorderingsdossier. Als kers op de kaart behoudt u een historiek binnen uw klantenbestand, een absolute noodzaak om chronische wanbetalers te identificeren.

Eenmaal alles goed en wel geconfigureerd werd, kunt u zich ongestoord concentreren op uw kernactiviteiten.