Suivez le guide pour des factures électroniques parfaites

Votre politique de facturation est la clé de voûte d’une trésorerie optimale. L’enjeu ? Des factures précises et bien rédigées augmentent vos chances d’être payé rapidement. Et si vous en profitiez pour passer au digital ?

On ne le répétera jamais assez : la facture est un instrument central de votre gestion de trésorerie. L’invitation à payer votre créance, mais aussi un élément de preuve commerciale et un document comptable et fiscal essentiel. Si vous la négligez, vous prenez le risque de retarder vos rentrées d’argent. Les mots d’ordre d’une facturation optimale ? Précision, régularité, suivi et… digitalisation.

Qu’indiquer sur votre facture ?

Commençons par le début : la facture est obligatoire pour toute prestation de service ou livraison de bien entre professionnels (sauf rares exceptions). En Belgique, certaines mentions sont obligatoires, sous peine d’amende :

• les dates d’émission et de livraison finale ;
• un numéro d’ordre, tel que « facture 2019-01 » ;
• votre identification complète ainsi que celle de votre client, sans oublier les adresses de facturation (lorsqu’elles sont différentes de celles des sièges) ;
• vos coordonnées bancaires ;
• vos numéros respectifs de TVA, en commençant toujours par BE ;
• le numéro d’un éventuel bon de commande ;
• la description détaillée de la marchandise ou du service (nature, tarif, quantité, etc.) ;
• les frais éventuels (transport, emballage, etc.) ;
• et le prix hors TVA, le taux applicable, le montant total de la TVA due ainsi que la somme TTC à régler par votre client.

Mais ce n’est pas tout…

N’oubliez pas de préciser la date d’échéance ainsi que d’éventuelles conditions d’escompte. Pensez également à indiquer les « pénalités » applicables en cas de retard de paiement : entre autres, l’indemnité forfaitaire de 40 euros pour les frais de relance. Certaines situations particulières appellent des éléments spécifiques : par exemple, la mention « exonéré de TVA en vertu de l’article X », lorsque l’opération n’est pas soumise à la TVA. Mais soyez complet et reprenez la base légale justifiant l’exemption. Ou encore le terme « autoliquidation » pour vos activités au sein de l’UE. Pour le reste ? Mettez-y également les formes et soulignez, par exemple, vos coordonnées bancaires, le montant à régler ou encore la date d’échéance. N’oubliez pas non plus de joindre vos conditions générales. Pas obligatoire, mais vivement conseillé !

Au bon moment, dans la langue correcte

Quand devez-vous émettre votre facture ? Au plus tard le quinzième jour du mois suivant la prestation ou la livraison finale. Oubliez donc la facturation trimestrielle, au profit d’une approche plus régulière et au moins mensuelle. Et pour cause, votre intérêt consiste à ne pas laisser trainer la facturation… En Belgique, la question linguistique est souvent un casse-tête. Comment agir si votre client est situé au nord du pays ? Peu importe : c’est toujours la langue de votre siège d’exploitation qui compte. Si vous ne respectez pas cette règle, votre facture ne sera pas valable. Toutefois, proposer vos conditions générales également dans la langue de votre client n’est pas forcément une mauvaise idée. De plus, votre facture doit être émise en deux exemplaires : gardez l’original, transmettez la copie à votre partenaire.

Électronique ? Pas réservé aux passionnés d’informatique !

À l’ère du numérique, à vous les atouts du digital. La facture électronique possède la même valeur que son équivalent papier. À quelques conditions près : avertir formellement votre client avant la première facture, reprendre le contenu obligatoire, mais aussi garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité du document. Autrement dit, oubliez le Word et passez directement au PDF non modifiable. Un document papier scanné et envoyé par e-mail ? Ce n’est pas une facture dématérialisée : celle-ci doit à la fois être émise et expédiée par voie digitale. Vous hésitez encore ? La tendance est clairement à la numérisation : plus de deux tiers des factures B2B en Belgique sont transmises électroniquement. Même si l’envoi par e-mail reste privilégié, ce n’est pas la solution la plus efficace…

Cet outil qui change la vie…

Si vous franchissez le cap de l’électronique, pourquoi ne pas aller plus loin et opter pour un logiciel de facturation ? Les coûts sont de plus en plus abordables et les avantages convaincants : diminuer la charge administrative, augmenter l’efficacité et la régularité de votre facturation, réduire le risque d’erreur, sécuriser l’ensemble du processus, améliorer votre suivi et politique de relance, etc. Sans oublier la maîtrise de votre empreinte carbone et des fonctionnalités plutôt intéressantes, accessibles à tout moment : connexion à vos comptes bancaires, tableaux de trésorerie, etc. Au final, votre trésorerie vous dira merci !