Hoe maakt u de perfecte elektronische factuur op? Ontdek onze handige tips.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email
Share on print

Uw cashflow wordt grotendeels bepaald door uw opvolging van klanten. De uitdaging? Nauwkeurige en correct opgemaakte facturen verhogen uw kansen op snelle betaling. Met onze tips weet u precies wat er op een (digitale) factuur moet staan.

 We kunnen het niet genoeg herhalen: de factuur is een centraal instrument van uw cashmanagement. Een factuur is niet enkel een uitnodiging om uw schuldvordering te betalen. Het is ook een commercieel bewijs en een essentieel fiscaal en boekhoudkundig document. Als u uw facturen verwaarloost, neemt u het risico dat uw inkomensstroom vertraagt. De basiselementen van een optimale en snelle facturatie? Precisie, regelmaat, follow-up en… digitalisering.

Wat moet er op uw factuur staan?

Laten we beginnen bij het begin: er moet een factuur worden opgemaakt voor elke dienstverlening of levering van goederen tussen professionals (tenzij in uitzonderlijke gevallen). In België zijn bepaalde vermeldingen verplicht, op straffe van boete:

  • de uitgiftedatum en de datum van eindlevering;
  • een rangnummer, zoals “factuur 2019-01”;
  • uw volledige identificatie en die van uw klant, zonder de facturatieadressen te vergeten (wanneer ze verschillen van die van de zetels);
  • uw bankgegevens;
  • uw respectieve btw-nummers, altijd beginnend met BE;
  • het nummer van een eventuele bestelbon;
  • een gedetailleerde beschrijving van de producten of diensten (aard, tarief, hoeveelheid enz.);
  • de eventuele kosten (transport, verpakking enz.);
  • de prijs exclusief btw, het btw-percentage, het totaalbedrag van de verschuldigde btw en het bedrag inclusief btw dat uw klant moet betalen.

Maar dat is nog niet alles…

Vergeet niet de vervaldatum en eventuele kortingvoorwaarden te vermelden. U moet ook de toepasbare ’boetes’ vermelden in geval van een achterstallige betalin, zoals bijvoorbeeld incassokosten.

Bepaalde bijzondere situaties vereisen bovendien specifieke elementen:

  • De vermelding “Vrijgesteld van btw krachtens artikel X”, wanneer uw diensten niet onderworpen zijn aan btw. Wees hierbij compleet en vermeld altijd de wettelijke basis die de vrijstelling rechtvaardigt.
  • Indien uw activiteiten buiten België maar binnen de EU plaatsvinden, moet ook de term ‘term “Verlegging van BTW” op de factuur staan. Dan hoeft u dus ook geen BTW te vermelden op de factuur

Als laatste raden we aan om belangrijke gegevens op de factuur te onderstrepen – zoals uw bankgegevens, het te betalen bedrag of de vervaldatum- en uw algemene voorwaarden te vermelden. Dit is niet verplicht, maar sterk aan te raden!

Op het juiste moment, in de correcte taal

U moet uw factuur uiterlijk de vijftiende dag van de maand na de prestatie of de eindlevering van de goederen opstellen. Vergeet dus de driemaandelijkse facturatie en kies voor een regelmatiger en liefst maandelijkse aanpak. U hebt er immers alle belang bij om uw facturatie niet uit te stellen.

In België is de taalkwestie vaak een hersenbreker. Wat moet u doen als uw klant in Wallonië woont? Dat doet er weinig toe: het is altijd de taal van uw bedrijfszetel die telt. Houdt u zich niet aan die regel, dan is uw factuur ongeldig. Toch is het niet per se een slecht idee om uw algemene voorwaarden ook te formuleren in de taal van uw klant.

Bovendien moet u uw factuur opmaken in twee exemplaren: bewaar het origineel en bezorg een kopie aan uw klant.

En waarom verstuurt u uw facturen niet elektronisch?

In het digitale tijdperk is het aan u om uw digitale troeven uit te spelen. Meer dan twee derde van alle B2B-facturen in België wordt elektronisch verstuurd. Een elektronische factuur heeft dezelfde waarde als een papieren factuur. Op enkele voorwaarden na:

  • U moet formeel uw klant op de hoogte brengen dat u overschakelt op digitaal vóór de eerstvolgende factuur,
  • u moet de verplichte inhoud vermelden (zie lijstje hierboven),
  • en u moet de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van het document waarborgen.

Met andere woorden: vergeet Word en schakel meteen over op een niet-wijzigbaar PDF-bestand. Trouwens, een elektronische factuur moet digitaal opgemaakt en verzonden worden. U kunt dus niet uw papieren factuur inscannen en per mail versturen.

Een tool die uw leven verandert…

Als u dan toch overschakelt op elektronische facturatie, waarom dan niet ineens een stap verder gaan en kiezen voor facturatiesoftware? De kosten vallen steeds meer mee en de voordelen zijn overtuigend: minder administratieve rompslomp, een doeltreffender en regelmatiger facturatie, een lager foutenrisico, een beveiliging van het volledige proces, een betere follow-up, een dito aanmaningsbeleid enz.

Bovendien vermindert u hiermee uw ecologische voetafdruk en hebt u op elk moment toegang tot verschillende interessante functies zoals de koppeling aan uw bankrekeningen, liquiditeitentabellen enz. Kortom, het zal uw cashmanagement ten goede komen!