Betwiste factuur? Adem rustig in, controleer de feiten en reageer!

U hebt een product of een dienst geleverd aan een klant. Vervolgens stuurt u hem een factuur, maar hij betwist die. Of hij nu gelijk heeft of niet, als u niet akkoord gaat, hebt u er alle belang dat snel kenbaar te maken. Enkele tips…

 De factuur die u naar uw klant stuurt, is de concrete bevestiging van zijn schuld tegenover uw onderneming. Hij wordt uw debiteur en moet het geëiste bedrag betalen volgens de voorwaarden die u hebt bepaald. Maar het is best mogelijk dat uw klant niet akkoord gaat met de factuur… En dus weigert hij te betalen en dat weegt op uw kaspositie.

Zwijgen is toestemmen…

Eerste belangrijk element: als uw klant niets van zich laat horen, betekent dat in principe dat hij de vordering stilzwijgend aanvaardt. Als uw debiteur vindt dat uw factuur fout, incorrect of ongegrond is, moet hij dus actie ondernemen en uw factuur binnen een redelijke termijn betwisten. Als uw klant verstandig is, zal hij dat doen zodra hij de factuur ontvangt, of uiterlijk binnen de week. Vergeet niet dat het niet de factuurdatum is die telt, maar wel de poststempel of de verzendingsdatum van de e-mail. Er is ook niets dat u belet in uw algemene voorwaarden een termijn op te nemen om een factuur te betwisten. Zorg wel dat die niet overdreven kort is (ten minste 7 dagen). In ieder geval, als er een geschil is, zal het de rechtbank zijn die het ‘redelijke’ karakter van die termijn beoordeelt. Wat de vorm betreft, heeft uw klant de keuze, voor zover hij zijn betwisting kan bewijzen. Een schrijven, zelfs niet aangetekend, zal dus volstaan, maar een telefoontje niet. Hij zal in zijn schrijven daarentegen minstens de referenties van de betwiste factuur en de redenen voor zijn weigering tot betaling moeten vermelden.

Controleer uw factuur!

Ieder geval is anders. U moet zich dus de juiste vragen stellen om dit geschil correct te beheren en uw geld te krijgen. Wat is het eerste dat u moet doen? Blijf rustig! Het is uw factuur die in vraag wordt gesteld, niet uzelf of uw bedrijf. Misschien is uw klant wel te goeder trouw. Het is best mogelijk dat u een fout hebt gemaakt of dat er ergens een misverstand tussen u beiden bestaat.

• Is mijn factuur fout? Neem het document erbij en kijk na of alle vermeldingen kloppen: het factuurbedrag, de aard van het product of de dienst enz. Als u een fout hebt gemaakt, stuur uw klant dan een gecorrigeerde factuur en vermeld duidelijk welke wijzigingen u hebt aangebracht. Als het om een strategische of belangrijke klant gaat, leg dan de nodige tact aan de dag.
• Stemt mijn factuur overeen met de bestelbon? Wat de reden voor de betwisting ook is, leg de bestelbon en uw factuur dan naast elkaar en vergelijk ze met elkaar. Bij de ondertekening van de bestelbon bent u tot een akkoord gekomen met uw klant. Wat u factureert, moet daar dan ook mee overeenkomen. Daarom is het belangrijk dat ze zorgvuldig wordt opgesteld. Als factuur en bestelbon niet overeenstemmen, kan er misschien nog tijdig worden bijgestuurd… Praat erover met uw klant.

• … er is nooit een bestelbon ondertekend! In dat geval hebt u misschien een offerte opgesteld of beschikt u over een schriftelijke bestelling van de klant. In geval van geschil zullen deze documenten als basis kunnen dienen om te bepalen of de factuur correct is en ook om uw wederzijdse verbintenis te bewijzen. Zonder schriftelijk spoor staat u in een heel zwakke positie en hebt u er alle belang bij met uw klant tot een minnelijke schikking te komen.

• Mijn factuur is correct, maar… toch betwist de klant ze. Bijvoorbeeld wegens de kwaliteit van de geleverden producten of diensten. Hou één ding in gedachten: hoe sneller u onderling tot een oplossing komt, hoe sneller u betaald wordt. Probeer eerst met hem te praten om te zien waar het probleem zit. Met wat geluk is het in een mum van tijd opgelost.

Uw klant heeft ongelijk… Reageer snel!

U bent van oordeel dat uw factuur correct is, maar uw klant weigert nog altijd te betalen. Bovendien is er geen enkele kans meer dat u nog tot een vergelijk komt… Stuur eerst een schriftelijke aanmaning en vergeet niet de verwijlinteresten toe te passen. Na drie vruchteloze pogingen kunt u alleen nog een invorderingsprocedure instellen om uw uitstaande vordering alsnog betaald te zien.