8 tips om de solvabiliteit van uw potentiële klanten beter in te schatten

Een prima beheer van het klantenrisico begint nog voordat u de eerste bestelbon ondertekent. Maar welke vragen moet u zich stellen en hoe vindt u de antwoorden? Wouter Pans, kredietspecialist bij Edebex, licht een tipje van de sluier op

Het lijkt misschien wel evident, maar heel wat ondernemingen, en dan vooral de kleinere, willen in de eerste plaats hun omzet doen groeien. “We vergeten vaak dat de omzet niet meer is dan een boekhoudkundig cijfer,” zegt Wouter Pans, een van de kredietspecialisten van Edebex. “Wat telt, is het geld dat de onderneming op haar bankrekening krijgt. En dat geld krijgt u pas als uw klant zijn verplichtingen kan, en ook wil nakomen. Hoe zekerder u bent van deze twee zaken, hoe minder risico u loopt dat uw factuur te laat of zelfs helemaal niet wordt betaald.”

1) Gebruik de middelen die u hebt

“Als een klant van Edebex een nieuwe factuur verkoopt op ons platform, voeren wij heel wat controles uit om na te gaan of de debiteur van deze factuur solvabel is”, licht onze gesprekspartner toe. “Hoewel we hiervoor de informatie van Euler Hermes gebruiken, hebben we ook ons eigen controlesysteem ontwikkeld. Een groot deel van dit werk is gebaseerd op informatie die gratis beschikbaar is voor wie de moeite doet om ernaar op zoek te gaan. Het bekendste voorbeeld in België is de site van de Kruispuntbank van Ondernemingen, waarop heel wat informatie te vinden is op basis van de naam of het KVK-nummer van uw potentiële klant. Daar vindt u ook een link naar alle officiële publicaties van deze onderneming in het Belgisch Staatsblad, naar de jaarrekeningen die ze heeft neergelegd bij de Nationale Bank en naar haar informatie bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid.” In Frankrijk vervult www.societe.com een vergelijkbare rol, maar hier moet u wel weten dat Franse ondernemingen niet wettelijk verplicht zijn hun jaarrekeningen neer te leggen. In Nederland kan u terecht op www.kvk.nl. Let wel, elke raadpleging van een bedrijfsprofiel kost u 9 euro. »

2) Raadpleeg de jaarrekeningen van uw potentiële klant

Uit de jaarrekeningen van een onderneming kan u heel wat nuttige informatie halen. Met een eenvoudige blik op de resultatenrekening ziet u bijvoorbeeld al gauw of de activiteiten van uw klant winstgevend zijn, dan wel of hij verlies boekt. U kan ook een beeld krijgen van zijn schuldenlast en de aard van die schulden. “Als u alleen de laatste jaarrekeningen kan terugvinden, is dat op zich al een interessante indicator. Alle Belgische ondernemingen zijn verplicht om voor het einde van de maand juli de rekeningen voor het voorgaande jaar neer te leggen. Met andere woorden, over een week kan u in principe de jaarrekeningen van 2015 raadplegen. Ook Nederlandse ondernemingen moeten hun jaarrekeningen neerleggen. Als een onderneming die rekeningen te laat neerlegt, moet dat bij u al een lichtje doen branden. Franse ondernemingen zijn dan misschien niet verplicht om hun rekeningen te publiceren, toch moet het u aan het denken zetten dat ze er geen publiceren of dat ze die de laatste jaren niet meer publiceren! Er is trouwens niets dat u verbiedt om de jaarrekeningen op te vragen bij uw potentiële klant. »

3) Vraag hulp aan uw boekhouder

Op basis van de jaarrekeningen van uw potentiële klant kan uw boekhouder voor u een reeks solvabiliteitsindicatoren berekenen, die u een precies idee geven over de soliditeit van deze potentiële klant”, adviseert Wouter Pans nog. “U kan uw boekhouder ook om een berekening vragen die vooraf is opgesteld. U hoeft dan alleen maar de cijfers uit de jaarrekeningen over te nemen, zodat u die ratio’s zelf kan berekenen. Een kleine investering die u heel wat narigheid zal besparen!”

4) Gebruik Google en de sociale netwerken

Zoek de naam van uw potentiële klant even op via Google en u ontdekt al snel of er recent nieuws over hem is verschenen. Misschien vindt u wel beoordelingen op sites zoals Yelp of Google Maps. Ook een bezoekje aan de website van die klant kan u al een heel stuk wijzer maken. Is de site up-to-date? Ziet u bekende klanten of getuigenissen? Vindt u er alle contactgegevens van de onderneming? Bekijk ook het LinkedIn-profiel van uw contactpersoon en de Facebook- en LinkedIn-pagina’s van de onderneming en lees de evaluaties die online werden gezet.

5) Stel uzelf de juiste vragen

“Het lijkt misschien evident, maar het betalingsgedrag van uw klant zal voor een deel afhangen van dat van zijn eigen klanten,” zegt onze gesprekspartner. “Met andere woorden, u hebt er alle belang bij om te weten wie zijn klanten zijn. Heeft hij één enkele grote klant? Vele kleine klanten? Werkt hij samen met de publieke sector, die bekendstaat om zijn laattijdige betalingen? Telt hij befaamde ondernemingen onder zijn klanten? Aarzel niet om hem die vragen eventueel zelf te stellen tijdens een commercieel gesprek. »

6) Houd rekening met de eigenheden van zijn sector

“In bepaalde sectoren gelden specifieke verplichtingen. Zo bestaat er in België, in de bewakingssector, de bouwsector en de vleesindustrie een inhoudingsplicht. De klanten van bedrijven uit deze sectoren moeten spontaan nagaan of zij nog openstaande schulden hebben bij de RSZ of de fiscale administratie,” aldus Wouter Pans. “Met behulp van de online controlemodules van de belastingadministratie kan u zien of uw potentiële klant momenteel problemen heeft met de administratie, wat voor u meteen ook een alarmsignaal is.”

7) Leer uit uw eigen ervaringen

“U kan ook leren uit uw eigen ervaring,” zegt Wouter Pans. “Als er bij Edebex een incassoprocedure loopt voor een bepaalde vordering, dan gaan we altijd wat dieper graven: wat is er precies gebeurd? Waarom heeft deze debiteur te laat betaald? Hadden wij iets moeten zien? Door onszelf systematisch vragen te stellen, ontdekken we nieuwe knipperlichtjes waardoor we in de toekomst onze risico’s nog efficiënter kunnen beheren. »

8) Stel uw eigen ‘checklist’ op

“U hebt er alle belang bij om de analyse van uw potentiële klanten te systematiseren,” raadt Wouter Pans ten slotte nog aan. “Stel uw eigen checklist op, op basis van alle elementen die we hier hebben meegegeven. Als professionals in de sector hebben wij ondertussen een bijzonder uitgebreide checklist ontwikkeld. Maar dat kan u ook zelf doen. Heel eenvoudig. Pas gewoon uw eigen werkmethode toe. En ook al vragen die controles de nodige tijd, vergeet nooit dat ze u helpen om problemen te voorkomen. Eén onbetaalde factuur kan al volstaan om heuse liquiditeitsproblemen te veroorzaken die pas na weken of zelfs maanden opgelost raken. »