8 tips om de solvabiliteit van uw potentiële klanten beter in te schatten

Een goed beheer van het klantenrisico begint nog vóór de ondertekening van de eerste bestelbon. Maar welke vragen moet u zich stellen en hoe vindt u de antwoorden? Wouter Pans, kredietspecialist bij Edebex, licht een tipje van de sluier op.

Het lijkt misschien wel evident, maar heel wat ondernemingen, en dan vooral de kleinere, willen in de eerste plaats hun omzet doen groeien. “We vergeten vaak dat de omzet niet meer is dan een boekhoudkundig cijfer,” zegt Wouter Pans, een van de kredietspecialisten van Edebex. “Wat telt, is het geld dat de onderneming op haar bankrekening krijgt. En dat geld krijgt u pas als uw klant zijn verplichtingen kan, en ook wil nakomen. Hoe sneller u zich ervan vergewist dat twee elementen aanwezig zijn, hoe minder risico u loopt dat uw factuur te laat of zelfs helemaal niet betaald wordt.”

1) Gebruik de middelen die u ter beschikking hebt

“Als een klant van Edebex een nieuwe factuur te koop aanbiedt op ons platform, voeren wij heel wat controles uit om na te gaan of de debiteur van deze factuur solvabel is”, licht onze gesprekspartner toe. “Hoewel we hiervoor de informatie van Euler Hermes gebruiken, hebben we ook ons eigen controlesysteem ontwikkeld. Een groot deel van dit werk is gebaseerd op informatie die gratis beschikbaar is voor wie de moeite doet om ernaar op zoek te gaan. Het bekendste voorbeeld in België is de site van de Kruispuntbank van Ondernemingen, waarop heel wat informatie te vinden is op basis van de naam of het ondernemingsnummer van uw potentiële klant. Daar vindt u ook een link naar alle officiële publicaties van deze onderneming in het Belgisch Staatsblad, naar de jaarrekeningen die ze heeft neergelegd bij de Nationale Bank en naar haar informatie bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid.” In Frankrijk vervult www.societe.com een vergelijkbare rol, maar hier moet u wel weten dat Franse ondernemingen hun jaarrekeningen niet altijd neerleggen. In Nederland kunt u terecht op www.kvk.nl. Let wel, elke raadpleging van een bedrijfsprofiel kost u er 9 euro.»

2) Raadpleeg de jaarrekeningen van uw potentiële klant

Uit de jaarrekeningen van een onderneming kunt u heel wat nuttige informatie halen. Met een eenvoudige blik op de resultatenrekening ziet u bijvoorbeeld al gauw of de activiteiten van uw klant winstgevend zijn, dan wel of hij verlies boekt. U kunt ook een beeld krijgen van zijn schuldenlast en de aard van die schulden. “Overigens is alleen al het feit of de laatste jaarrekeningen terug te vinden zijn, op zich al een interessante indicator. Alle Belgische ondernemingen zijn verplicht om voor het einde van de maand juli de rekeningen voor het voorgaande jaar neer te leggen. Met andere woorden, over een goede week kunt u in principe de jaarrekeningen van 2015 raadplegen. Ook Nederlandse ondernemingen moeten hun jaarrekeningen neerleggen. Als een onderneming die rekeningen te laat neerlegt, moet dat bij u al een lichtje doen branden. En al zijn Franse ondernemingen niet verplicht om hun rekeningen te publiceren, toch moet het feit dat ze er geen publiceren of dat ze die de laatste jaren niet meer publiceren, u aan het denken zetten! Er is overigens niets dat u verbiedt om bij uw potentiële klant zijn jaarrekeningen op te vragen.»

3) Roep de hulp van uw boekhouder in

Op basis van de jaarrekeningen van uw potentiële klant kan uw boekhouder voor u een reeks solvabiliteitsindicatoren berekenen, die u een preciezer idee zullen geven van de soliditeit van deze potentiële klant”, adviseert Wouter Pans overigens nog. “U kunt uw boekhouder ook om een vooraf opgestelde berekening vragen. U hoeft dan alleen maar de cijfers uit de jaarrekeningen over te nemen, zodat u die ratio’s zelf kunt berekenen. Een kleine investering die u heel wat nare verrassingen zal besparen!”

4) Gebruik Google en de sociale netwerken

Zoek de naam van uw potentiële klant even op via Google en u ontdekt al snel of er recent nieuws over hem is geweest, en mogelijk vindt u ook beoordelingen op sites zoals Yelp of Google Maps. Ook een bezoekje aan de website van die klant kan u al wat wijzer maken. Is de site up-to-date? Worden er bekende klanten of zelfs getuigenissen op vermeld? Vindt u er alle contactgegevens van de onderneming? Bekijk ook het LinkedIn-profiel van uw contactpersoon en de Facebook- en LinkedIn-pagina’s van de onderneming en lees de evaluaties die er werden geplaatst.

5) Stel uzelf de juiste vragen

“Het lijkt misschien evident, maar het betalingsgedrag van uw klant zal voor een deel afhangen van dat van zijn eigen klanten,” zegt onze gesprekspartner. “Met andere woorden, u hebt er alle belang bij om te weten te komen wie zijn klanten zijn. Heeft hij één enkele grote klant? Vele kleine klanten? Werkt hij samen met de publieke sector, die bekendstaat om zijn laattijdige betalingen? Telt hij vermaarde ondernemingen onder zijn klanten? Aarzel niet om hem die vragen eventueel zelf te stellen tijdens een commercieel gesprek. »

6) Houd rekening met de eigenheden van zijn sector

“In bepaalde sectoren gelden specifieke verplichtingen. Zo bestaat er in België, in de bewakingssector, de bouwsector en de vleesindustrie een inhoudingsplicht. De klanten van bedrijven uit deze sectoren moeten spontaan nagaan of zij nog openstaande schulden hebben bij de RSZ of de fiscale administratie,” aldus Wouter Pans. “Met behulp van de online controlemodules van de belastingadministratie kunt u zien of uw potentiële klant momenteel problemen heeft met de administratie, wat voor u meteen ook een alarmsignaal betekent.”

7) Leer uit uw eigen ervaringen

“U kunt ook leren uit uw eigen ervaring,” zegt Wouter Pans. “Als er bij Edebex een incassoprocedure loopt voor een bepaalde vordering, dan gaan we altijd wat dieper graven: wat is er precies gebeurd? Waarom heeft deze debiteur te laat betaald? Had er ons iets moeten opvallen? Door onszelf systematisch vragen te stellen, ontdekken we nieuwe knipperlichtjes waardoor we in de toekomst onze risico’s nog efficiënter kunnen beheren. »

8) Stel uw eigen ‘checklist’ op

“U hebt er alle belang bij om de analyse van uw potentiële klanten te systematiseren,” raadt Wouter Pans ten slotte nog aan. “Stel uw eigen checklist op, op basis van alle elementen die we hier hebben meegegeven. Als professionals in de sector hebben wij inmiddels een bijzonder uitgebreide checklist ontwikkeld, maar u kunt eenvoudig beginnen: belangrijk daarbij is dat u uw eigen werkmethode toepast. En ook al vergen die controles de nodige tijd, vergeet nooit dat ze u helpen om problemen te voorkomen. Eén onbetaalde factuur kan al volstaan om heuse liquiditeitsproblemen te veroorzaken die pas na weken of zelfs maanden opgelost raken.»