Vier tips voor kortere betalingstermijnen van uw klanten

Doordat er een verschil is tussen het moment waarop u uw betalingen moet doen en zelf uw betalingen ontvangt, moet u uw behoefte aan bedrijfskapitaal goed controleren. Om uw liquiditeiten perfect onder controle te houden, is een accuraat beheer van de betalingstermijnen van uw klanten essentieel.

Terwijl uw leveranciers zo snel mogelijk betaald willen worden, proberen uw klanten hun betalingstermijnen zo lang mogelijk voor zich uit te schuiven. Maar als de periode tussen uw betaling en het moment waarop uw klant betaalt, langer wordt; komt uw kaspositie onder druk te staan. En dat kan voor problemen zorgen. Bijvoorbeeld om uw leveranciers, uw medewerkers, de fiscus of de RSZ te betalen.

Om dat te voorkomen, kan u bijvoorbeeld met uw klanten onderhandelen, zodat zij kortere betalingstermijnen aanvaarden. Want hoe sneller u wordt betaald, hoe makkelijker u uw eigen verbintenissen kan nakomen. Hoewel de onderhandelingstechnieken lijken op die waarbij u de betalingstermijnen bij uw leveranciers wil verlengen, zijn er toch een aantal puntjes die we nader willen toelichten.

1) Maak een analyse van uzelf…

“Voordat u over eender wat begint te onderhandelen,” zegt Jean-François Remy, Senior Strategic Sales bij Kotai Management en trainer in onderhandelingstechnieken, “moet u zich in de eerste plaats afvragen waar uw verantwoordelijkheid ligt in dergelijke lange betalingstermijnen.” Met andere woorden: over welke middelen beschikt u zelf om de betalingstermijnen van uw klanten te reduceren? Als u systematisch wacht tot het einde van de maand om uw klanten een factuur te sturen, verliest u onnodige en kostbare tijd. Dat is ook zo als u te lang wacht om een betalingsherinnering te sturen. “U moet alles doen wat u kan om de klant sneller te laten betalen.” Factureert u maandelijks? Stap over op wekelijkse facturering met behulp van factureringssoftware: dat werkt snel, makkelijk en automatisch. Wacht niet tot uw klanten wakker worden na de vervaldag. Stel systematisch herinneringse-mails in. Dit is geen duur systeem, maar wel efficiënt.

2) Wees voorbereid… Opnieuw!

Zoals Benjamin Franklin, een van de grondleggers van de Verenigde Staten zei: “Een beroerde voorbereiding, is een voorbereiding op een mislukking.” Om uw onderhandeling tot een goed einde te brengen, moet u zich dus op de juiste manier voorbereiden. “Dat is cruciaal,” zegt Jean-François Remy, “en daar hoort een analyse van de klanten bij en een inzicht in hun verwachtingen.” Met andere woorden, stel uzelf de juiste vragen:

Hoe betalen mijn klanten?

Als u uw klanten keurig opvolgt, krijgt u ook inzicht in hun betaalgedrag. Betalen ze vóór de vervaldag? Op tijd? Of systematisch te laat? Zo kan u een onderscheid maken tussen de goede en de slechte betalers.

Welke klanten verdienen een onderhandeling?

Als twee grote klanten samen 70% van uw omzet uitmaken, concentreer u dan op hen. Die redenering geldt ook voor vaste klanten: zij moeten prioriteit krijgen.

Welk voordeel krijgt uw klant?

Stel u even in zijn plaats: als het meteen duidelijk is dat u gewoon een snellere betaling eist, hoeft u geen positieve reactie te verwachten. Tussen “Waarom zou ik?” en “Waarom niet?” zit een wereld van verschil. Bied hem iets aan: een korting, een snellere leveringstermijn, …

Wat kan ik echt aanbieden?

Check even wat u in de weegschaal kan leggen. Stel scenario’s op, maak de berekeningen, overweeg hoever u precies wil gaan. Hoe beter u bent voorbereid, hoe vlotter de onderhandeling zal verlopen.

3) Handel als een slimme strateeg

“Met een klant onderhandelen, is nooit makkelijk,” zegt Jean-François Remy. “U moet een verhaal kunnen vertellen en de zaken op een verstandige manier formuleren.” Zo kan u uw klanten bijvoorbeeld uitleggen dat u uw algemene verkoopsvoorwaarden aanpast en dat de betalingstermijnen veranderen (profiteer ervan om uw AVV daadwerkelijk aan te passen of om duidelijk te maken dat u die nog niet hebt). Een ander voorbeeld: u wil overschakelen naar betalingstermijnen van 45 dagen. Begin de onderhandeling met een marge: vraag uw klant bijvoorbeeld om te betalen binnen de 30 dagen. “Waar het op aankomt, is dat u de tegenpartij kan overtuigen en tot een evenwichtig akkoord komt. Als niemand het gevoel heeft dat hij iets heeft verloren, zal dat de commerciële relatie alleen maar versterken.”

4) Vind de juiste hefboom

“Disconto, snellere levering of korting. In elk geval is het de bedoeling om tegemoet te komen aan de belangen van de klant,” licht onze gesprekspartner toe. Uw grootste klant heeft misschien geen liquiditeitsproblemen en betaalt misschien puur uit gewoonte na 60 dagen, op het einde van de maand. Als u hem een korting voor contante betaling geeft, zal hij daar misschien wel heel gelukkig mee zijn. Dat is het discontoprincipe. Op dezelfde manier zal een andere klant misschien instemmen met een snellere betaling, in ruil voor een snellere levering van de goederen. Aarzel niet om over de bestelvolumes te praten. Als uw klant een bepaalde hoeveelheid per jaar bestelt en binnen een bepaalde termijn betaalt, kan u hem misschien een korting geven? Als u merkt dat uw klant weinig toegeving wil doen wat betreft de betalingstermijnen, gooi het dan over een andere boeg. Misschien kan u afspreken dat u voor iedere nieuwe bestelling een voorschot aanrekent.