Vier tips voor kortere betalingstermijnen van uw klanten

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email
Share on print

Door het verschil tussen het moment waarop u uw betalingen moet doen en zelf uw betalingen ontvangt, moet u uw behoefte aan bedrijfskapitaal goed in het oog houden. Om uw liquiditeiten goed onder controle te houden, is een goed beheer van de betalingstermijnen van uw klanten essentieel.

Terwijl uw leveranciers zo snel mogelijk betaald willen worden, trachten uw klanten hun betalingstermijnen zo lang mogelijk te rekken. Maar als de periode tussen uw betaling en het moment waarop uw klant betaalt stijgt, komt uw kaspositie onder druk te staan. En dat kan tot problemen leiden om uw leveranciers, uw medewerkers, de fiscus en de RSZ te betalen.

Om dat te voorkomen, kunt u bijvoorbeeld met uw klanten onderhandelen zodat zij kortere betalingstermijnen aanvaarden. Want hoe sneller u betaald wordt, hoe makkelijker u uw eigen verbintenissen kunt nakomen. Hoewel de onderhandelingstechnieken gelijkenissen vertonen met die om de betalingstermijnen bij uw leveranciers te verlengen, zijn er toch een aantal puntjes die we nader willen toelichten.

1) Maak een analyse van uzelf…

“Vóór u over wat dan ook begint te onderhandelen,” zegt Jean-François Remy, senior strategic sales bij Kotai Management en trainer in onderhandelingstechnieken, “moet u zich in de eerste plaats afvragen waar uw verantwoordelijkheid ligt in de te lange betalingstermijnen.” Met andere woorden: over welke middelen beschikt u zelf om de betalingstermijnen van uw klanten te reduceren? Als u zelf systematisch wacht tot het einde van de maand om uw klanten te factureren, verliest u onnodige en kostbare tijd om aan uw geld te komen. Hetzelfde geldt als u te lang wacht om een betalingsherinnering te sturen. “U moet alles doen wat u kunt om de klant sneller te laten betalen.” Factureert u maandelijks? Stap over op wekelijkse facturering met behulp van factureringssoftware: dat werkt snel, makkelijk en automatisch. Wacht ook niet tot uw klanten vanzelf wakker worden na de vervaldag: stel systematisch herinneringse-mails in. Dat is geen duur systeem, maar wel efficiënt.

2) Wees voorbereid… Opnieuw!

Zoals Benjamin Franklin, een van de grondleggers van de Verenigde Staten zei: “Zich onvoldoende voorbereiden, dat is zich voorbereiden op een mislukking.” Om uw onderhandeling tot een goed einde te brengen, moet u zich dus correct voorbereiden. “Dat is het centrale element,” onderstreept Jean-François Remy, “en daar hoort zowel een analyse van de klanten bij als inzicht in hun verwachtingen.” Met andere woorden, stel uzelf de juiste vragen:

Hoe betalen mijn klanten?

Als u uw klanten goed opvolgt, krijgt u ook inzicht in hun betaalgedrag: vóór de vervaldag, op tijd of systematisch te laat. Zo kunt u een onderscheid maken tussen de goede en de slechte betalers.

Welke klanten zijn de inspanning van een onderhandeling waard?

Als twee grote klanten samen 70% van uw omzet uitmaken, concentreer u dan op hen. Die redenering geld ook voor vaste klanten: zij moeten de prioriteit krijgen.

Welk voordeel zit er voor uw klant in?

Stel u even in zijn plaats: als het meteen duidelijk is dat u gewoon een snellere betaling komt eisen, hoeft u geen positieve reactie te verwachten. Tussen “Waarom zou ik?” en “Waarom niet?” zit een wereld van verschil waar u gebruik van kunt maken. Bied hem iets aan: een korting, een snellere leveringstermijn…

Wat kan ik echt aanbieden?

Bekijk correct wat u in de weegschaal kunt leggen. Stel scenario’s op, maak de berekeningen, overweeg hoe ver u precies wilt gaan. Hoe beter u voorbereid bent, hoe beter u de onderhandeling onder controle houdt.

3) Handel als een slimme strateeg

“Bij een klant gaan onderhandelen, is nooit makkelijk,” zegt Jean-François Remy. “Je moet hen ‘een verhaal’ te vertellen hebben, de dingen op een verstandige manier aanbrengen.” Concreet kunt u uw klanten bijvoorbeeld uitleggen dat u uw algemene verkoopvoorwaarden aanpast en dat de betalingstermijnen veranderen (profiteer er dan ook van om uw AVV daadwerkelijk aan te passen of om er op te stellen als u die nog niet hebt). Ander voorbeeld: u wilt naar betalingstermijnen van 45 dagen. Begin de onderhandeling met een marge, bijvoorbeeld door uw klant te vragen op 30 dagen te betalen. “Waar het op aankomt, is dat u de tegenpartij kunt overtuigen en tot een evenwichtig akkoord komt. Als niemand het gevoel heeft dat hij heeft verloren, zal dat de commerciële relatie alleen maar versterken.”

4) Vind de juiste hefboom

“Disconto, snellere levering of korting. In elk geval is het idee tegemoet te komen aan de belangen van de klant,” licht onze gesprekspartner toe. Uw grootste klant heeft misschien geen liquiditeitsproblemen en betaalt misschien puur uit gewoonte op 60 dagen einde maand. Als u hem een korting voor contante betaling aanbiedt, zal hij daar misschien wel heel gelukkig mee zijn. Dat is het discontoprincipe. Op dezelfde manier zal een andere klant misschien instemmen met een snellere betaling in ruil voor een snellere levering van de goederen. Aarzel ook niet om over de bestelvolumes te spreken: als uw klant zich ertoe verbindt een bepaalde hoeveelheid per jaar te bestellen en binnen een bepaalde termijn te betalen, kunt u hem misschien een korting toekennen? Als u voelt dat uw klant weinig wil toegeven op de betalingstermijnen, gooi het dan over een andere boeg: misschien kunt u afspreken dat u voor iedere nieuwe bestelling een voorschot aanrekent.