8 recurrente betalingen waarvoor u best een provisie aanlegt

Elke ondernemer wordt geconfronteerd met regelmatig terugkerende, vaste kosten. Om uw cash flow optimaal te beheren, is het dan ook een goed idee om voor deze betalingen provisies aan te leggen.

Wanneer u onderneemt, maakt u kosten, dat is nu eenmaal de aard van het beestje. Een groot deel daarvan zijn zogenaamde recurrente of regelmatig terugkomende kosten. Hiervan kunt u op voorhand al vrij goed inschatten wanneer u ze moet betalen en hoeveel geld u hiervoor op tafel zal moeten leggen.

Het is dan ook een bijzonder goed idee om voor deze kostenposten al zoveel mogelijk op voorhand provisies aan te leggen. Voor elke rekening bij voorbaat een provisie voorzien, is uiteraard het ideale scenario, al zal dit voor veel bedrijven te hoog gemikt zijn. Desondanks is het toch wenselijk om er alles aan te doen om zulke provisies aan te leggen, binnen uw mogelijkheden. Op die manier komt u immers niet voor onverwachte verrassingen te staan op de dag dat u de betalingen moet voldoen en wordt uw liquiditeitspositie niet aangetast. Want al te grote happen nemen uit uw cash flow is uiteraard geen goede zaak.

Kostenposten zoeken

Een eerste post die u zo kunt voorzien, is bijvoorbeeld de voorafbetaling van uw btw-saldi en belastingen. Zoals u ongetwijfeld weet, is het sowieso bijzonder interessant om hiervoor de nodige inspanningen te doen omdat u op die manier een belastingverhoging vermijdt.
U moet als ondernemer natuurlijk ook de nodige verzekeringen afsluiten, denk bijvoorbeeld aan brandverzekeringen, verzekeringen voor uw wagenpark of ongevallenverzekeringen voor uw personeel. Ook deze kosten kunt u best zoveel mogelijk provisioneren.
Als u met personeel werkt, bent u ongetwijfeld ook bekend met de fenomenen “dertiende maand” (of zelfs “veertiende maand”) en het “dubbel vakantiegeld”. Ook deze posten kunt u op voorhand voorzien. Vergeet daarbij ook niet de bijhorende RSZ-bijdragen. En ook de sociale bijdragen voor uzelf als ondernemer mag u niet uit het oog verliezen.

Saldo’s vermijden

Nog een tip: de voorafbetalingen van de sociale bijdragen mogen zelfs meer zijn dan wat uw sociaal verzekeringsfonds voorstelt. Zo vermijdt u dat u bij de eindafrekening een saldo moet betalen. Die hogere bijdrage mag u onmiddellijk aftrekken in uw belastingaangifte.
Ook voor de provisies voor het vakantiegeld geldt de aftrekbaarheid. De bedragen die hiervoor op 31 december in de afgesloten balansen zijn geboekt (voor uitbetaling aan uw personeel in het volgende jaar) mogen als fiscaal aftrekbare beroepskost worden beschouwd. Hieraan zijn wel enkele technische voorwaarden verbonden. Uw boekhouder of sociaal secretariaat kunnen u hier meer uitleg over geven.

In uw uitgaven snuisteren

Denk zeker ook aan de aflossingen van leningen die u heeft lopen bij uw financiële instelling, ook dit zijn regelmatig terugkerende kostenposten. We denken bijvoorbeeld ook nog aan betalingen die u doet in verband met de onderhoudskosten van uw gebouwen (als u deze uitbesteedt) en ook aan softwarelicenties. Het kan overigens heel erg nuttig zijn om even door uw uitgaven van het vorige boekjaar te gaan. Ongetwijfeld stoot u dan nog op andere posten waar u misschien helemaal niet aan had gedacht.

Tempo verleggen

Weet ook dat, vanuit cash flow-perspectief, het betalen van eenmalige, jaarlijkse kosten eigenlijk geen goede zaak is. Het is veel interessanter om met, bijvoorbeeld, uw verzekeringsmaatschappij af te spreken om elk kwartaal of zelfs elke maand lagere bedragen te betalen. Op die manier wordt uw liquiditeitspositie immers veel minder aangetast. Zelfs als daar een kost aan verbonden is en u na een jaar een surplus heeft betaald, moet u dit toch overwegen.

Ook voor de dertiende maand, het vakantiegeld en de voorafbetaling van de belastingen gaat dit op. Probeer deze kosten zoveel mogelijk te spreiden. Heel wat banken bieden zelfs speciale financieringen aan om dit soort uitgaven naar een maandelijks tempo te verleggen. Zelfs met de beperkte interesten die u dan zult moeten betalen, blijft dit zeer interessant. Een bijkomend voordeel is dat u ook deze rente vaak zult kunnen aftrekken als beroepskost.