Cash-flow-optimalisatie: verstandig uw btw beheren

Ondernemers zijn in België onderworpen aan een btw, zo staat het in de wet. Dat wil niet zeggen dat er geen mechanismen bestaan om die rekening wat te milderen. Al zijn de mogelijkheden in ons land al bij al beperkt, zeggen specialisten.

“De Belgische btw-wetgeving stoelt op een vrij eenvoudig mechanisme, maar is daardoor ook behoorlijk rigide”, stelt Mark Van den Wouwer, mede-zaakvoerder van het fiscaal bureau Bastiaens, Van den Wouwer & Co uit Wommelgem. “U moet btw betalen op uitgaande handelsverrichtingen en u mag btw aftrekken op inkomende handelsverrichtingen. De factuurdatum bepaalt daarbij de periode die in aanmerking komt.” Op zich is dit een simpel principe, maar het betekent ook dat er niet zo geweldig veel manieren zijn om de btw-rekening te milderen.

In ons land valt er aan de btw-verplichting dus al bij al weinig te tornen. Desondanks zijn er toch een aantal zaken die je maar beter in de gaten houdt, zeker wat betreft het terugvorderen van btw. Stel bijvoorbeeld dat u een handelszaak stopzet. In principe moet er dan een btw-controle gebeuren, maar in de praktijk is dat meestal geen prioriteit is voor de fiscus. Van den Wouwer: “Helemaal anders wordt het wel als u, als stoppende zaakvoerder, recht hebt op een btw-teruggave. In dat geval is het bij de btw-controle meestal alle hands aan dek om te zorgen dat dat tegoed niet betaald moet worden (lacht). U mag er dan dus bijna zeker van zijn dat de controleur zijn opwachting zal maken.”

Tegoedsaldo’s optimaliseren

Die controle kunt u echter vrij eenvoudig en volstrekt legaal vermijden. Het komt er op neer dat u bij uw voorlaatste voorafbetaling voor u stopt, een bepaald bedrag bijstort aan de btw-diensten, zodat -uw tegoed-saldo een bepaald grensbedrag overschrijdt. Op jaarbasis is dat 245€, per kwartaal is dat 625€. “Stel bijvoorbeeld dat u op 31 maart een tegoed heeft van 500€”, geeft de boekhouder als voorbeeld. “Dat is minder dan 625€ en dus te weinig om een terugvordering te kunnen vragen. Op dat moment stort u bijvoorbeeld 200€ bij, zodat u 700€ kunt terugvragen. Daarna wacht u nog twee maanden en dan kunt u definitief stoppen.” Op dat moment zijn al uw vorderingen terugbetaald en zal de fiscus dus niet meer langs te komen om uw boeken uit te pluizen.

Aan het einde van het kalenderjaar

En er zijn nog zaken waar u waakzaam moet voor zijn als u btw hebt terug te krijgen. Als u btw wil terugvorderen, moet u dat formeel vermelden op uw aangifte. De btw-administratie kan aan de hand van een aantal parameters en bedragen wel ongeveer zien wat de oorzaak van die terugvordering is. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u veel uitgaande handelsverrichtingen deed waarvoor u vrijgesteld was van btw. Of dat u aan een laag tarief aan btw moest aanrekenen, bijvoorbeeld 6% in plaats van 21%. Een tweede geval is dat u een grote investering hebt gedaan, de aankoop van een vrachtwagen of zo. In dat geval kunt u veel btw terugvorderen.

Dat zijn normale zaken. Alle andere gevallen zal de fiscus al snel als “verdacht” bestempelen. En dan zullen ze veel eerder geneigd zijn om een grondige controle uit te voeren. “Ziet u dat als zaakvoerder liever niet gebeuren, dan is het een goed idee om uw tegoeden over te dragen en uw teruggave pas op het einde van het kalenderjaar te vragen”, zegt Van den Wouwer. “Door dat lagere grensbedrag van 245€ zullen er immers véél meer belastingplichtigen zijn die op dat moment een teruggave vragen. En de kans dat u op dat moment gecontroleerd zal worden is dan doorgaans ook stukken kleiner.”

Voorschotten niet vergeten

Let ook op: zelfs al heeft u een tegoed, dan nog moet u btw-voorschotten betalen. U mag deze tegoeden dan wel in de voorschotten verrekenen. Stel dat u in het eerste kwartaal 1.000€ btw moet betalen, maar dat u in februari en maart twee voorafbetalingen deed van telkens 700€. U heeft dan een tegoed van 400€ ((2×700)-1000). In principe zou u in mei en juni een voorschot van 334€ moeten betalen, namelijk twee derde van uw btw-schuld over het eerste kwartaal. Voor de maand mei moet u echter helemaal niets voorschieten, want uw tegoed van 400€ is meer dan het voorschot van 334€. Het verschil (66€) mag u ook aftrekken van het voorschot van juni. U betaalt dan maar 268€ (334-66).

Verbouwen

Een laatste truc die Van den Wouwer wil meegeven, gaat over verbouwingen. Bij de verbouwing van een huis ouder dan tien jaar, mag er door de aannemer 6% btw aangerekend worden, dat is een gekend principe. “Wat veel mensen echter vergeten, is dat ook op de materialen van de aannemer slechts 6% btw wordt verrekend. Wilt u dus bijvoorbeeld een nieuwe vloer laten leggen, spreek dan met de aannemer af dat hij de tegels koopt, dan worden die aan 6% belast. Koopt u die zelf, zal u 21% moeten betalen.”

Een belangrijke voorwaarde hierbij wel: het moet gaan over werken aan een woonhuis dat particulier bewoond wordt, dit geldt niet voor kantoorgebouwen. Desondanks vermelden we het hier omdat veel ondernemers een bureau of een deel van hun woonhuis aan hun vennootschap verhuren, dus in dat geval kunt u hier toch een soort professioneel voordeel uit halen.