De boekhouding, uw bondgenoot in het beheer van uw cashflow

De boekhouding wordt vaak als niet meer dan een administratieve verplichting beschouwd, maar niets is minder waar: ze kan heel nuttig zijn om het beheer van uw kaspositie te optimaliseren. Op voorwaarde dat u een paar goede praktijken toepast …

Activa, passiva, afschrijvingen, geplande uitgaven, winst-en-verliesrekening, balans enz. Voor velen zijn het heel vage en abstracte woorden. Maar terwijl uw boekhouding in het ideale geval de verantwoordelijkheid is van een professional, kunt u ook een actieve rol spelen. In uw dagelijkse beheer kunt u er immers over waken dat een aantal goede praktijken consequent worden toegepast. Sommige daarvan zijn heel eenvoudig toe te passen en zijn tegelijk bijzonder efficiënt.

Hou uw geldstromen in het oog

Dat is ongetwijfeld de eerste tip die uw boekhouder u zal geven. Anticiperen op inkomende en uitgaande geldstromen is een van de fundamenten voor een gezonde en bloeiende onderneming. Als uw boekhouding voldoende regelmatig wordt bijgewerkt, kunt u van uw boekhouder een vervaldagkalender krijgen (op 15 dagen, 30 dagen of meer) van de inkomsten en uitgaven. Die kunt u dan vergelijken met uw eigen lijst, die wordt bijgewerkt bij elke nieuwe bestelling bij uw leveranciers en bij elke factuur die u naar uw klanten stuurt. U vermijdt niet alleen dat er geen geld beschikbaar is op het moment waarop u uw facturen moet betalen, bovendien is dit ook een goede indicator van uw activiteitenniveau. Met deze homogene informatie, die met regelmatige intervallen wordt samengesteld, kunt u heel nuttige periodieke vergelijkingen maken om de evolutie van uw activiteit te stimuleren …

Primordiaal: een goede boordtabel

Uw boekhouder stelt uw jaarrekeningen op, maar in de dagelijkse werking staat u aan het roer. En u kunt maar een goede kapitein zijn als u over de juiste financiële beheertools beschikt. Een boordtabel met uw verwachte inkomende en uitgaande geldstromen is onontbeerlijk om uw kaspositie te kunnen opvolgen! U kunt die zelf opstellen of als u het risico op fouten wilt beperken kunt u dat doen met behulp van gespecialiseerde software. Met deze eenvoudige en efficiënte automatiseringstools kunt u onder meer automatisch de bankuittreksels inlezen, uitgevoerde betalingen laten inboeken, bestelbons van klanten/leveranciers omzetten in een factuur enz. Maak er dus gebruik van!

Volg de evolutie van uw cashbehoeften van nabij

Op basis van uw boordtabel kunt u:

• doorlopend de staat van uw vorderingen en uw schulden opvolgen
• toezicht houden op de betalingen van uw klanten (en tijdig herinneringen sturen)
• anticiperen op betalingen waarvan de vervaldag nadert

Zo’n regelmatig bijgewerkte snapshot van uw boekhouding is essentieel om zo realistisch mogelijke vooruitberekeningen te kunnen maken en uw kaspositie gezond te houden. Een voorbeeld? De btw die u int op uw klantenfacturen is niet voor u. Als u niet de voorzorg neemt om vooruitberekeningen te maken, bestaat de kans dat u uw kwartaalstorting aan de btw niet kunt doen.

Besturen is vooruitkijken. En dat geldt zeker voor financieel beheer!