Vertragingen en onbetaalde facturen: beter laat dan nooit

Uw klant kan uw factuur niet betalen en vraagt u meer tijd om zijn schuld af te lossen. Een gebaar van u kan het verschil maken, maar kunt u zich dat veroorloven?

Als u moet kiezen tussen een klant die te laat betaalt en een klant die helemaal niet betaalt, kiest u ongetwijfeld voor de eerste optie. Want een onbetaalde factuur betekent drie keer verliezen:

• U moet de kosten dragen voor de productie van het geleverde goed of de gepresteerde dienst;
• U verliest uw commerciële marge;
• U riskeert een klant te verliezen als gevolg van deze onbetaalde vordering.

Uiteraard kunt u altijd voor een gerechtelijke procedure kiezen. Volgens Laurent Vanduille, senior claims officer bij Edebex, kunnen zulke procedures echter lang aanslepen en blijft de uitkomst altijd onzeker.

Het is dus interessant om tot een minnelijke oplossing te komen…

Analyseer de situatie van uw klant correct…

In een moeilijke conjunctuur kan een duwtje in de rug van u uw klant helpen om het hoofd boven water te houden. Maar dan moet hij u nog altijd willen én kunnen terugbetalen. Laurent Vanduille zegt dat je in zulke gevallen empathie moet kunnen tonen, maar dat de maatregel tegelijk ook uitzonderlijk moet blijven. U moet (uzelf) in de eerste plaats vragen durven te stellen om te begrijpen wat er is gebeurd:

• Betaalt uw klant doorgaans correct?
• Om welk soort problemen gaat het precies?
• Is zijn balans evenwichtig, vooral op het niveau van de passiva?

Is het plaatje veeleer negatief? Dan zal betalingsfaciliteiten toekennen waarschijnlijk het probleem alleen maar uitstellen in plaats van oplossen. Als uw klant daarentegen te goeder trouw is en zijn moeilijkheden tijdelijk zijn, zal hem de hand reiken in elk geval goed zijn voor de klantentrouw. De kans is immers groot dat hij het gebaar zal waarderen en dat hij bij een volgende bestelling aan u zal denken.

Zorg dat u niet de bankier van uw klant wordt

Blijf voorzichtig! Sommige ondernemingen betalen gewoon niet graag op tijd en vragen zelfs betalingsfaciliteiten, alleen maar om hun eigen kaspositie te verbeteren. Om niet de lasten van zo’n strategie te moeten dragen, moet u zich van bij het begin informeren bij uw klant. Vraag bij de eerste transacties met een nieuwe klant bijvoorbeeld om te betalen op het moment van de bestelling, zodat er tijd is om een vertrouwensrelatie op te bouwen.

Bekijk ook uw eigen situatie

Ook al is uw klant te goeder trouw, dan nog moet u de mogelijkheid hebben om hem tegemoet te komen zonder uw eigen financiële gezondheid in gevaar te brengen. Bereken daarom welke impact het krediet op uw kaspositie zal hebben: u hebt zelf ook cash nodig om uw lopende activiteiten te kunnen voortzetten. En hoe lager uw commerciële marge op de verkochte producten, hoe meer de toekenning van langere betalingstermijnen op uw rekeningen zal wegen.

Beslist u uw klant te helpen? Stel duidelijke grenzen

U kunt beslissen om de betaling uit te stellen of te spreiden in de tijd. De beslissing is aan u, als de voorgestelde oplossing uw klant maar echt soelaas biedt. In elk geval is het belangrijk dat u heel duidelijke grenzen stelt. “Indien de noodlijdende klant bijvoorbeeld andere lopende bestellingen bij u heeft,” zegt Laurent Vanduille, “kunt u met hem afspreken de faciliteiten toe te kennen op de laatste factuur, maar niet op de volgende. U moet tot elke prijs vermijden dat u verstrikt raakt in een cascade van gefaseerde betalingen. Als u de indruk hebt dat het verzoek van uw klant misleidend is, is er ook niets dat u belet om met hem af te spreken dat hij interesten betaalt als schadeloosstelling.”

Tot slot, als u uw debiteur betalingsuitstel toekent, zorg er dan voor dat hij u dat schriftelijk bevestigt. Bij een geschil zal hij door dat bewijs de vordering niet meer kunnen betwisten en zal de eventuele juridische procedure ook sneller verlopen.

Wees proactief

Ideaal is uiteraard dat er in termijnen wordt betaald. Wat dat betreft, bestaan er oplossingen om u te wapenen tegen eventuele achterstallige betalingen van uw klanten. Aarzel bijvoorbeeld niet om spontaan te informeren vóór de vervaldag. Hoe? Bijvoorbeeld door een snel en preventief commercieel telefoontje naar uw klant. Vraag na of alles in orde was met de bestelling en maak van de gelegenheid gebruik om de vervaldag van de factuur nog eens in herinnering te brengen. Voorkomen is altijd beter dan genezen.