Beheer uw klantenrisico zoals een multinational!

Hoe kunt u de risico’s gekoppeld aan de transacties met uw klanten inschatten en beheren? Daar bestaan tools voor en die zijn niet alleen nuttig voor multinationals! Maak er dus gebruik van om uw kaspositie te beschermen.

De uitstaande bedragen van uw klanten beheren (dus de som van uw handelsvorderingen op een bepaald moment) en de mogelijke risico’s die daaraan verbonden zijn (financieringsbehoefte en wanbetalingsrisico) is kritiek voor uw activiteit en voor de financiële stabiliteit van uw onderneming. Het is dus essentieel dat u de kredietlimiet die u aan uw klanten toekent, heel precies kunt bepalen.

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht is zo’n oefening niet alleen voor grote bedrijven. Ook voor kleinere structuren zijn er tools op de markt. Het is niet dat er één geijkt model bestaat: door de vele criteria (type klant, gemiddeld bedrag van de transacties, sector enz.) zult u uw eigen aanpak moeten bepalen, afgestemd op uw eigen organisatie en type activiteit.

Stap 1: leg een kredietlimiet vast

Welke verschillende tools kunt u gebruiken om vooraf de solvabiliteit van een potentiële klant te bepalen en zo een gepaste maximale kredietlimiet (of een toegelaten uitstaand bedrag) in te stellen?

• Analyse van de jaarrekening. Uw boekhouder kan u hierbij helpen. De balans en resultatenrekening zijn in principe openbaar en dus kunt ook u die inkijken, maar vergeet niet dat die documenten een beeld geven van het verleden en geen projectie zijn van de toekomst. Kijk in ieder geval naar een aantal indicatoren, zoals het schuldniveau, de gemiddelde betalingstermijn aan de leveranciers (u dus), de waarde van de dubieuze vorderingen (die een indicatie geven van de problemen die uw potentiële klant zou kunnen hebben om zijn geld te krijgen van zijn eigen klanten). Vul die analyse indien mogelijk aan met informatie die u op het terrein verzamelt, informatie van betere kwaliteit, bijvoorbeeld via uw vertegenwoordigers, uw leveranciers en uw relaties.
• Scoring. ‘Scoringbedrijven’ kunnen u allerhande informatie bezorgen (tegen betaling uiteraard) over de financiële gezondheid (en dus de solvabiliteit) van uw debiteur, en over zijn betalingsgedrag. Deze scores zijn gebaseerd op verschillende statistische analyses die wat verder gaan dan ‘gewoon’ de balans lezen, en er wordt ook rekening gehouden met de informatie uit het verleden. Op die manier kunt u wat meer afstand nemen en objectiever beslissingen nemen over de betalingsvoorwaarden en het kredietplafond dat u zult toestaan voor de toekomstige handelstransacties met die klant.
• Kredietverzekering. Met deze oplossing kunt u, zoals de naam al aangeeft, uw handelsvorderingen verzekeren tot een bepaalde limiet, die de kredietverzekeraar bepaalt nadat hij het risico op basis van verschillende criteria zelf heeft ingeschat. Die aanpak heeft uiteraard een prijs, maar zo draagt u het hele risico van een wanbetaling door uw klant niet alleen. En met name als u aan het buitenland verkoopt is dat een niet te verwaarlozen voordeel! Als er problemen zijn met exportactiviteiten kunt u immers vertrouwen op het internationale netwerk en de lokale contactpersonen van uw kredietverzekeraar.

Denk goed na voor u de betalingsvoorwaarden toekent!

Het gemiddelde uitstaande bedrag van een klant zal logischerwijs afhangen van de betalingstermijnen die u hem toekent en die u vervolgens ook zorgvuldig formeel moet vastleggen in uw contracten en facturen. Wees dus waakzaam als u onderhandelt: wees niet te inschikkelijk, zeker niet met een nieuwe klant die nog niet heeft bewezen dat hij zijn verbintenissen kan nakomen. Vergewis u er vervolgens van dat uw aanmaningsprocedure en het beheer van uw onbetaalde facturen efficiënt verlopen. Zo vermijdt u dat het ingestelde plafond wordt overschreden en beperkt u de risico’s die daarmee gepaard gaan. Herzie de betalingsvoorwaarden ook regelmatig op basis van de situatie en de commerciële relatie met uw klant.

En als het kredietplafond wordt overschreden?

Met of zonder kredietverzekering is het uiteraard nog altijd aan u om te beslissen of u het maximum dat u voor een bepaalde bestelling of een bepaalde klant hebt ingesteld, wilt overschrijden of niet, maar beslis dan wel met kennis van zaken. Wees open tegenover uw klant en spreek een plan af om zijn uitstaande schuld te verminderen. Hoe? Bijvoorbeeld door voor te stellen een aantal facturen vroegtijdig terug te betalen of door bij nieuwe bestellingen een groot voorschot te vragen. Herzie deze kredietlimiet regelmatig en hou daarbij rekening met de ontwikkeling van het volume dat u met deze klant verhandelt, met zijn betaalgedrag en met de globalere economische context.