Klanten met betalingsachterstand? Zorg voor goede aanmaningsbrieven!

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email
Share on print

Aanmaningen behoren tot het arsenaal van onontbeerlijke wapens in de jacht op slechte betalers. Laurent Vanduille, senior claims officer bij Edebex, geeft u enkele tips om die zo goed mogelijk op te stellen.

De aanmaning is een onontbeerlijk element in uw arsenaal, maar moet wel kaderen in een beheerproces dat al begint bij de manier waarop uw facturen worden opgesteld:

  • Verzorg uw facturen: duidelijkheid is de beste manier om eventuele problemen te voorkomen. Maak dus duidelijke en volledige facturen (referentie van de klant, bedrag, vervaldag, in overeenstemming met de offerte en de bestelbon, rekeningnummer enz.)
  • Zorg voor glasheldere algemene verkoopsvoorwaarden (AV): uw AV moeten met name de toegelaten termijn vermelden om de betrokken leveringen of diensten te betwisten (wettelijk standaard ten hoogste 30 dagen) en ondubbelzinnige informatie geven over sancties bij een betalingsachterstand: verwijlinteresten, forfaitaire schadevergoedingen…
  • Implementeer een invorderingsprocedure: een goed geoliede en coherent toegepaste procedure met een strikte opvolging van de verschillende acties die worden ondernomen bij een niet-betalende debiteur, zorgt voor een professioneel en geloofwaardig invorderingsbeleid. Als u een groot aantal facturen te verwerken hebt, bestaat hier speciale software voor. Zo niet, dan kan een gewone Exceltabel volstaan.

Aanmaningen of herinneringsbrieven moeten noodzakelijk deel uitmaken van uw invorderingsproces.

Herinneringsbrief 1: kern en vorm

“Schriftelijke sporen zijn belangrijk, maar mogen niet in de weg staan van persoonlijkere telefonische contacten,” benadrukt Laurent Vanduille. “Naargelang uw kennis van de klant en de mate waarin uw systeem geautomatiseerd is, kunnen de eerste herinneringen ook via e-mail worden verstuurd (zorg ervoor dat u over de juiste contactpersoon en het juiste adres beschikt) in plaats van via de traditionele post.” De vorm kan variëren (online vindt u makkelijk tal van modelbrieven), maar in elk geval moet de volgende informatie er allemaal absoluut in, dat moet u dus controleren:

  •  De verzendingsgegevens: de naam en het adres van de contactpersoon of de afdeling waarmee contact wordt genomen. Pas met name op voor de problemen gekoppeld aan uitbestede of gedecentraliseerde diensten die heel wat groepen gebruiken en die bepaalde heel gestandaardiseerde formaten eisen. Hou in de mate van het mogelijke parallel ook een link naar uw directe klant, die uw voornaamste contact blijft en die u indien nodig kan helpen om de situatie bij zijn externe (of interne) dienstverlener te deblokkeren.
  • Nuttige referenties voor de betaling: minstens het factuurnummer, de factuurdatum, de vervaldag en het nominale bedrag.

“Controleer vóór u een herinnering verstuurt steeds of de factuur, gedeeltelijke betalingen of eventuele voorschotten, creditnota’s enz. allemaal correct zijn verrekend,” zegt Laurent Vanduille. “Als u twijfelt, neem dan contact op met uw klant en controleer samen met hem of jullie tot hetzelfde rekeningsaldo komen.”

Chronologisch verloop van een invorderingsprocedure

Onze expert vindt het zinloos meer dan drie aanmaningen te sturen. Er moet daarentegen wel een evolutie in zitten: ze moeten steeds kordater worden.

  •  Uw eerste herinnering moet beleefd zijn en altijd het voordeel van de twijfel laten. Het gaat eigenlijk meer om een rekeningoverzicht met het verzoek de situatie te regulariseren. Die verstuurt u een of twee weken na de vervaldag (naargelang uw opvolgingstools, de mate van automatisering en de toegelaten termijn om uw facturen te betwisten). Gebruik het woord ‘aanmaning’ nog niet. Dat kan in dit stadium verkeerd overkomen bij uw klant.
  • Uw tweede brief wordt dan een echte aanmaning en verstuurt u één tot twee weken later. Deze brief moet ook al wat dwingender worden!
  • Uw derde (en laatste) aanmaning moet kordaat en definitief zijn. Die verstuurt u aangetekend en ze moet een formele ingebrekestelling bevatten, met verwijzing naar de verwijlinteresten en schadevergoedingen, overeenkomstig uw algemene verkoopvoorwaarden. Vermeld ook dat de volgende – betreurenswaardige maar noodzakelijke – stap is dat het dossier wordt overgemaakt aan uw advocaat of juridische dienst.

Uiteraard is dat een standaardprocedure. U kunt een uitzondering maken voor een strategische klant waarvoor een gepersonaliseerdere aanpak misschien meer aangewezen is. En niets belet u bij een chronische slechte betaler van de eerste keer al wat kordater op te treden.

Hoe dan ook zijn deze brieven cruciaal, maar vergeet ook niet dat u coherent moet blijven: als uw debiteur niet reageert, moet u uw woorden omzetten in daden en moet u de voorgestelde sancties ook daadwerkelijk gaan toepassen. Coherent blijven is onontbeerlijk voor uw geloofwaardigheid en om in de toekomst nieuwe achterstallen te voorkomen.